Часто отвлекаетесь и не знаете, как правильно планировать свой день? Выбрали для вас 5 советов из книг «Заряжен на 100%» и «Джедайские техники», которые помогут подружиться с тайм-менеджментом и увеличить вашу продуктивность. Начнём?
Проанализируйте свои биоритмы
Проведите анализ, в какое время вы наиболее продуктивны. Для этого нужно в течение недели-двух вставать пораньше, пробовать работать ночью, рано утром, днем и анализировать происходящее, вести дневник. Желательно на этот период отказаться от сладкого, кофеина, других стимуляторов.
Обычно у большинства людей спад активности происходит днем после обеда. Это отличное время для короткого сна. Пики продуктивности чаще всего приходятся на утро и вечер.
Не проверяйте в самое продуктивное время электронную почту. Оставьте его для ключевых задач, требующих концентрации, энергичности, осознанности. Наименее продуктивное время оставьте для простых дел — это могут быть не самые важные задачи, которые вы постоянно откладываете, рутинные составляющие больших и важных задач и проектов, спортивные тренировки, изучение легкой, но полезной бизнес-литературы, отдых.
Прекратите отвлекаться
Современные офисы зачастую выполнены в формате опенспейс, где любой человек может обратиться к своему коллеге и сразу же получить ответ. Но помимо удобства, опенспейс имеет недостатки, главный из которых — это постоянные отвлечения на просьбы коллег. Выход в такой ситуации — надеть наушники и погрузиться в задачу, не обращая внимание на происходящее вокруг, либо отправиться в переговорную или другую свободную комнату, чтобы там сосредоточенно поработать.
Однако, даже если вам удалось спрятаться от коллег, ваше внимание могут захватить уведомления на смартфоне или компьютере. Это ещё одна напасть, которая мешает нам справляться с задачами. Поэтому на время работы полностью отключите все (все-все) уведомления и вообще отложите подальше ваш смартфон. Поверьте, сосредоточиться будет намного проще!
Не планируйте встречи «впритык»
Обязательно оставляйте значительный запас между встречами, никогда не планируйте их впритык — даже если они проходят в одном помещении или неподалеку. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу (если встречи и дела разнесены в пространстве), сборы и так далее.
К сожалению, нам свойственно упускать эти нюансы при планировании, мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время. При неправильном подходе любая задержка приводит к смещению всего расписания. А если после каждой встречи есть запас времени, появляется гибкость. Если все прошло вовремя, спокойно готовьтесь к следующему делу или выполняйте гибкие задачи. Если задержитесь, не придется беспокоиться и опаздывать на следующую встречу.
Проводите вечерний обзор списка дел
Каждый вечер посвящайте 5–7 минут тому, чтобы проанализировать прошедший день, посмотреть календарь на следующий, актуализировать его, сделать то же самое со списком задач и настроиться на завтрашние дела.
В конце выходных можно посвятить этому 10–15 минут.
Это очень простая практика, которая делает вас намного продуктивнее и снижает долю хаоса в жизни. А чем меньше хаоса (то есть чем точнее вы знаете, что делать в каждый отдельно взятый момент), тем меньше энергии тратится вхолостую.
Наслаждайтесь свободным временем
Если вы достаточно долго жили в состоянии постоянной спешки, то сладкий вкус свободного времени может оказаться неожиданно пугающим. Для того чтобы техники тайм-менеджмента работали долго и бесперебойно, вам нужно запомнить одно простое правило: время и силы, которые вы смогли «отвоевать» у работы, тратьте только на себя.
Это может оказаться непросто. Будет очень хорошо, если вы заранее решите, чему посвятите время и силы, которые у вас появятся. Это «что‐то» должно быть конкретным и четким (а не просто абстракция вида «проводить больше времени с семьей»), и вы искренне должны этого хотеть.
P.S. Специально для вас мы подготовили инфографику, которая поясняет ключевые мысли из книги «Джедайские техники». Получить её можно здесь.
