Как определить наличие проблемы с организацией хранения электронной информации? Вот признаки, свидетельствующие о том, что стоит пересмотреть свой подход. Итак, пора что-то менять, если вы:
1. Превысили объем вашей электронной почты, выделенный компанией или онлайновым сервисом, например ограничение в 7 ГБ в почтовом сервисе Gmail от компании Google.
2. Чувствуете беспокойство, когда что-то нужно удалить.
3. Забываете, где вы что-то сохранили.
4. Тратите много времени на поиск файлов, потому что не знаете, где вы их сохранили или как назвали.
5. Имеете множество ярлыков на мониторе компьютера, но без какой-либо системы.
6. Храните тысячи цифровых фотографий, даже старых, не имеющих к вам отношения или плохого качества, без определенной системы (кроме как по дате).
7. Храните старые и непрочитанные электронные сообщения в папке «Входящие».
Если вы технически подкованы, это не значит, что вы автоматически правильно организуете работу со своими электронными документами. Те же принципы, которые применяются для организации рабочего пространства: хранить одинаковые предметы вместе, решать, что необходимо сохранить, и иметь действующие системы для эффективной работы, — могут быть использованы и для организации электронного документооборота.
По материалам книги «Пирамида эффективности».
