Итак, вы прочитали полезные статьи и книги на тему тайм-менеджмента и решили поработать над тем, чтобы всё успевать. Но прежде всего, позаботьтесь о том, чтобы избежать представленных ниже препятствий, которые помешают вам на пути к высокой эффективности.
Неправильная формулировка задач
Чтобы недоделанное дело перестало нас тревожить, нужно всего лишь сформировать план его выполнения. Для того чтобы список задач приносил реальную пользу, необходимо, чтобы каждая задача удовлетворяла четырем критериям:
1) Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?»
2) Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме
3) Задачу можно выполнить, по минимуму используя мышление (в идеале формулировка должна вызывать внутренний возглас: «Да это уже проще сделать, чем записать!»)
4) Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели. Например, если я хочу записаться к стоматологу, а для этого мне нужно позвонить девушкам из отдела кадров и узнать телефон страховой компании, я должен внести в список не задачу «Записаться к стоматологу», а задачу «Позвонить Юле из отдела кадров и спросить телефон нашей страховой».
Перегруз мозга
Довольно часто, когда человек начинает внедрять новую систему тайм-менеджмента и брать под контроль свою эффективность, он сталкивается с проблемой перегруза мозга. Дело в том, что вы начинаете менять свой подход к работе над задачами, и а ваш мозг не успевает за вашими стремлениями. Но перегруза задачами не надо бояться. Просто не удивляйтесь, если за очень продуктивным и ударным днем последует день, на протяжении которого вы будете чувствовать упадок сил и потерю работоспособности, — это нормальное следствие переутомления.
Со временем вы научитесь дозировать нагрузку на мозг. Но главное — не забывайте добавлять в свой список задач личные задачи, а конкретнее — те, результат выполнения которых нужен исключительно вам! Об этом ниже.
В списке задач отсутствуют личные задачи
Как ни странно, отсутствие в вашем списке личных задач в долгосрочной перспективе снижает вашу продуктивность. Список задач помогает нам найти ответ на вопрос «что нужно сделать прямо сейчас?». И именно поэтому очень важно хранить в нём абсолютно все задачи, которые вы должны выполнить.
В противном случае, если в вашем списке будут храниться только рабочие задачи, то рано или поздно вы придете к тому, что ваша жизнь будет представлять собой только работу. Либо вы просто перестанете вести список задач, выбросите из головы тайм-менеджмент и вернётесь к постоянным проблемам с эффективностью. А ведь ни того, ни другого мы не хотим, верно?
Делегирование будущему себе
Ключ к личной эффективности — любить себя в будущем Стараться сделать жизнь будущего себя проще, а не оставлять ему всякую фигню. Бездумное откладывание на потом задач, которые вам противно делать сейчас, приведет к тому, что самый дальний угол вашего списка задач превратится в прокрастиногенный могильник.
Отсутствие любимого дела за пределами офиса
Какая у вас мотивация для того, чтобы успевать выполнить все рабочие задачи? Как правило, мы стремимся справиться со всеми делами, чтобы получить возможность делать то, что лично мы хотим и лично нам нравится делать.
Именно поэтому, когда у вас есть любимое дело за пределами ваших рабочих обязанностей, значит у вас есть дополнительная мотивация вовремя и качественно выполнить задачи в офисе, чтобы не отвлекаться на них во внерабочее время.
По материалам книги «Джедайские техники».
