Как стать эффективным и перестать откладывать дела? Как делать больше за меньшее время? Как сделать любой процесс быстрее? Эс Джей Скотт — автор книги «Новый год прокрастинатора» — предлагает десятки инструментов, которые помогут стать Суперменом эффективности. Мы выбрали три из них.
Инструмент № 1: составляем чек-листы абсолютно на всё
Порой так просто впасть в прокрастинацию по поводу дел, которые вы уже сто раз выполняли прежде! Нередко это происходит из-за отсутствия устоявшейся процедуры. Есть простое решение — создайте систему для выполнения любого многоэтапного проекта в своей жизни.
Замечательный пример того, о чем я говорю, — корпорация McDonald’s. Она делает второсортные гамбургеры, да и качество ее других продуктов тоже далеко от идеала. Почему же McDonald’s сумела стать империей фастфуда? Потому что в каждом аспекте своих ежедневных операций она следует системе. У нее есть отдельная процедура производства картофеля фри, еще одна — для изготовления гамбургеров, и еще одна — для приема заказов. Ручаюсь: своя система есть и в том, как мыть туалеты.
McDonald’s не оставляет простора для интерпретаций — она дает детальные (но простые в исполнении) инструкции каждому сотруднику. Всё, что те должны делать, — следовать своим чек-листам, и тогда работа будет выполняться как должно. Если вы должны выполнять конкретное задание регулярно, превратите его в пошаговый чек-лист. Сделайте это для всех аспектов своей жизни, включая личные обязательства — финансы, домашние дела, сбор вещей для отпуска или планирование очередной вечеринки. Единожды создав систему, вы обретете схему, которой сможете пользоваться многократно, когда возникнет нужда выполнить очередное дело.
Пример:
Скажем, вы должны каждую неделю выступать с 15-минутным отчетом о ходе выполнения проекта. Вместо того чтобы постоянно об этом думать, составьте пошаговый чек-лист того, что нужно сделать:
- Обрисовать в общих чертах, что будет входить в презентацию.
- Поговорить с членами проектной группы об их текущих проблемах/затруднениях.
- Собрать нужные данные, показатели и статистику.
- Организовать информацию в логическом порядке.
- Составить черновой проект презентации.
- Получить обратную связь от членов проектной группы и попросить их внести свой вклад.
- Создать вторую, третью и заключительную версии презентации.
- Потренироваться в произнесении речи, пока не освоитесь с материалом.
- Сделать презентацию.
Внедрение привычки
Составить чек-листы на каждый рутинный многоэтапный проект совсем не трудно. Вообще-то этого можно добиться, сформировав привычку, которая похожа на определение проекта:
- Возьмите такой же сшиватель со сменными блоками или записную книжку, что и для списка проектов.
- Отведите отдельную страницу на каждый рутинный процесс.
- Запишите пошаговые действия, которые нужно будет выполнить.
- Следуйте этому чек-листу шаг за шагом каждый раз, когда нужно выполнить рутинное задание.
- Ищите пути для усовершенствования и обновления данного процесса.
Может показаться, что составление чек-листов на процессы — лишняя работа. Кое-кто даже возразит, что это как раз вызовет новый приступ прокрастинации, а вовсе не решит проблему. Я, однако, уверен в обратном. Наличие пошагового чек-листа рутинных заданий помогает выполнять их автоматически. Вам не придется гадать, что же делать дальше, — просто следуйте своей пошаговой инструкции.
Инструмент № 2: Создаем ощущение срочности в делах, чтобы делать их быстрее
Согласно закону Паркинсона, время, которое занимает выполнение задачи, прямо пропорционально времени, которое вы готовы этой задаче уделить. Если на выполнение проекта вам отведено три недели, есть все шансы на то, что вы поставите точку в конце двадцатого дня. Суть в том, что мы порой оправдываем нехваткой времени свою неспособность что-либо сделать. Но если вы сформируете у себя ощущение срочности, которое будет сопровождать выполнение каждого дела, то начнете справляться с проектами быстрее и сможете переделать больше дел за одно и то же время.
Великая привычка борьбы с прокрастинацией, которую стоит у себя сформировать, — это проживать каждую минуту так, как если бы любой проект нужно сдавать прямо завтра. Неважно, что у вас есть целая неделя, — сформируйте привычку делать все с такой скоростью, на которую человек только способен. Иными словами, сопровождайте каждое задание ощущением срочности.
Чтобы этого добиться, существует два способа.
Первый: установите добровольные дедлайны
Помните, что каждое дело обычно занимает именно столько времени, сколько вы готовы ему уделить. Так почему не вступить в соревнование с самим собой и не справиться пораньше? Если дело обычно занимает неделю, постарайтесь закончить его за пять дней. Превратите процесс в игру — постоянно наращивайте темп, ставьте персональные рекорды.
Следуйте этому правилу, даже если все остальные ставят дедлайны. Скажем, руководитель назначает крайним сроком сдачи проекта 1 октября. А вы попытайтесь справиться к 15 сентября. Это не только поможет вам повысить производительность в целом, но и предоставит больше времени для других важных задач.
Второй: используйте практику временных блоков
Выполнение множества дел одновременно — опасная привычка. Хотя вы можете думать, что успешно гоняетесь за двумя зайцами, на самом деле вы просто бежите за каждым вполсилы. Если вы регулярно занимаетесь множеством дел одновременно, то вы вынуждены вершить поистине титанический труд. Простейшее решение, которое поможет преодолеть такую проблемную привычку, — сформировать другую, а именно привычку разбивать свою работу на временны2е блоки.
Суть идеи временных блоков — разбить свой день на маленькие рабочие интервалы, в рамках которых вы будете на 100 процентов сконцентрированы на одной задаче, не позволяя прерывать вас никому и ничему. Это значит никаких проверок электронной почты, соцсетей, писем друзьям или пересккивания с одного проекта на другой. В рамках вре менного блока вы выполняете вот это конкретное дело — и больше ничего.
Внедрение привычки
Моя излюбленная система временных блоков — это «метод Помидора»*, впервые разработанный Франческо Чирилло** в середине 1980-х. Чирилло обнаружил, что можно максимизировать результаты, если полностью сосредоточиться на одном зада нии в течение определенного промежутка времени, а потом сделать короткий перерыв для восстановления энергии.
Вот как это работает.
- Составьте список дел, которые следует выполнить.
- Расставьте дела по приоритетам в зависимости от их важности.
- Установите таймер на 25 минут.
- Работайте над первым делом, пока не прозвенит звонок.
- Поставьте напротив этого «помидорчика» отметку «выполнено».
- Сделайте короткий перерыв на 5 минут.
- Продолжайте работать над «помидорчиками», пока не закончите первое MIT.
- Повторите процедуру, пока не выполните второе и третье MIT.
- После каждых четырех «помидорчиков» сделайте длинный перерыв на 15–30 минут.
- Продолжайте, пока не покончите с важными делами на сегодня.
Для того чтобы освоиться с «методом Помидора», требуется порядочное время, но когда вы проживете с ним подольше, то поймете, как легко входить в рабочее состояние в ту самую секунду, когда нажимаете кнопку таймера.
Чем бы вы ни занимались, важно всегда создавать ощущение срочности. Ваше время — ограниченный ресурс, так что нужно сформировать привычку работать как можно быстрее. Делайте это почаще — и обнаружите, что у вас появилось больше времени для жизненных радостей.
Инструмент № 3: Как правильно вознаграждать себя?
Может, вы не слышали о замечательном принципе «кнута и пряника»? Теоретически это выглядит так: хорошие поступки поощряются, а плохое поведение и ошибки наказываются. Однако история доказывает, что система наказаний — не слишком эффективная стратегия с точки зрения мотивации. Правда, можно побороть нежелание заниматься тем или иным делом при помощи системы небольших поощрений.
Прежде всего следует придумать, чем можно себя вознаграждать в течение всего дня. Наверняка имеются занятия, которые вам нравятся всегда, — к примеру, почитать книгу, посидеть в Facebook проверить электронную почту или поболтать с друзьями. Но вместо того чтобы предаваться этим занятиям, как только возникнет желание, превратите их в награду за выполнение особого задания.
Потом придумайте более серьезные поощрения за достижение крупных целей. Просмотрите список SMART-целей и пообещайте вознаградить себя за достижение каждой из них. Ключ вот в чем: награда ни в коем случае не должна вступать в противоречие с поставленной целью.
Скажем, ваша цель — к 1 января весить 65 килограммов. А вот и неплохая награда: поехать в отпуск на неделю с любимым человеком, если вам удастся задуманное. Но отправиться в ресторан и объесться — награда хуже некуда… Видите разницу?
Как внедрить привычку?
Постарайтесь получать максимум удовольствия от перемены собственных привычек. Суть в том, чтобы взять плохие привычки, ведущие к прокрастинации, и обратить их в мотивирующие стимулы. Вот как это работает.
- Составьте список дел, которыми вам нравится заниматься каждый день (читать, сидеть в соцсетях или общаться по телефону).
- Возьмите на вооружение систему временных блоков типа «Помидора» и разбейте дневные дела на блоки по 25 минут.
- Всеми силами противьтесь искушению заняться в это время чем-то, кроме запланированного задания.
- Вознаградите себя пятиминутным перерывом, в течение которого вы можете чуть-чуть повеселиться.
- Установите таймер на эти 5 минут и вернитесь к работе, как только прозвенит звонок.
Продолжайте заниматься дневными делами и награждайте себя за каждое малое достижение.
Сначала вам может показаться, что из вас пытаются сделать лабораторную мышку, которая должна выполнить трюк, чтобы добраться до корма. Но с помощью системы поощрений вы сможете получить максимум результатов, чем бы вы ни занимались. Более того, это наилучший способ, если вам не хочется ничего делать. Когда вы твердо знаете, что нужно поработать только 25 минут — и можно будет отдохнуть, ощущение срочности придет само.
По материалам книги «Новый год прокрастинатора»
Фото обложки
