Новый подход к делам и обязанностям, о котором рассказывает писатель Грег МакКеон в книге «Эссенциализм», уже помог многим людям расставить приоритеты, стать свободнее и счастливее. Важнейший принцип эссенциалиста — отбрасывать все ненужные дела и заниматься только тем, на что действительно хочется потратить жизнь. Ну а если вы уже вычеркнули все лишнее и выбрали для себя самое важное, то вам стоит больше узнать о втором принципе: всегда готовьтесь к форс-мажору. Это позволит справляться с обязанностями вовремя и без лишней суеты.
Зачем нам буфер?
Наш мир сложен и непредсказуем. Никогда не знаешь наверняка, что по дороге на работу не застрянешь в пробке, что рейс до нужного города не отменят, что не поскользнешься и не сломаешь ногу. Те же проблемы поджидают нас и на работе. Поставщик может задержать доставку, коллега — допустить ошибку, а клиент — внезапно поменять весь проект.
Как лучше поступать: реагировать на уже свершившиеся события или готовиться к случайностям заранее? Ответ очевиден: необходимо создавать буфер, который поможет не потерять контроль над ситуацией даже в самых экстремальных условиях. В прямом смысле буфер — это элемент, смягчающий удар при соприкосновении двух деталей механизма. В переносном — промежуточное звено, ослабляющее силу какого-либо противодействия или столкновения.
Не стоит надеяться на лучшее и говорить: «На это уйдет лишь пять минут», «Проект будет готов к пятнице», «Я напишу книгу за год». С вами обязательно случится что-то непредвиденное, и на работу потребуется больше времени. Придется работать по ночам, халтурить, сдавать незавершенный проект или вовсе сорвать сроки. Заглядывайте вперед. Планируйте. Готовьтесь к форс-мажору. В общем, создавайте буфер между собой и неожиданными обстоятельствами.
Готовьтесь тщательно
Начинайте работать над проектом сразу, а не тогда, когда уже поджимают сроки. Так вы убережете себя от перенапряжения и качественнее выполните работу. Кроме того, будете уверены, что даже при появлении дополнительных нагрузок или других форс-мажорных ситуаций сдадите проект вовремя, потому что заранее хорошо подготовились.
В следующий раз, когда не захотите думать о возможных неприятностях и как следует подготовиться к ним, вспомните: хорошая подготовка спасла Амундсена и его команду. Руаль Амундсен и Роберт Скотт преследовали одну цель — первым из людей добраться до самой южной точки планеты. Но Амундсен был готов к любой сложности, которую мог представить, а Скотт надеялся на лучшее. Например, он взял с собой в дорогу только один термометр и пришел в ярость, когда тот сломался. У Амундсена термометров было четыре. Скотт взял мало еды и пометил промежуточный лагерь лишь одним флагом. Амундсен расставил целых 20 опознавательных знаков во многих милях от лагеря. Пока Скотт надеялся на идеальное стечение обстоятельств, Амундсен создавал себе буфер. В итоге Амундсен достиг цели, а Скотт погиб вместе со всей командой.
На Южном полюсе. Слева направо: Амундсен, Хельмер Хансен, Сверре Хассель, Оскар Вистинг. Фотограф: Олаф Бьоланд, декабрь 1911 года. Источник.
Вам нужно больше времени!
Многие недооценивают, какое количество времени у них уйдет на то или иное задание; часто это происходит, даже если человек уже выполнял эту работу раньше. Это явление называют ошибкой планирования. В одном исследовании студентов попросили ответить, сколько времени, по их мнению, займет написание дипломной работы. При условии, что все будет идти настолько хорошо, насколько вообще возможно, средний срок составил 27,4 дня. При условии, что все будет идти настолько плохо, насколько это возможно, студенты называли среднюю цифру в 48,6 дня. На самом деле среднее время работы над дипломом составило 55,5 дня.
Одно из объяснений ошибки планирования — социальное давление. Исследователи заметили, что если разрешить человеку оценить время на выполнение задания анонимно, он, скорее всего, не ошибется. Мы просто-напросто боимся признаться окружающим, что вряд ли выполним задание в установленный срок.
А результат таков: мы не приходим на встречи вовремя, срываем сроки, опаздываем с оплатой счетов. Стресс в этом случае неминуем, хотя можно было бы сделать все легко и просто. Если хотите избежать ошибок планирования, всегда, рассчитывая время, добавляйте к нему еще 50 %. Предполагаете, что встреча продлится час — рассчитывайте на полтора; собираетесь сбегать в магазин за десять минут — планируйте пятнадцать. Вы не только сэкономите нервы, но и получите преимущество, если справитесь с задачей раньше.
Избавляйтесь от препятствий
Мы не можем предвидеть всего, но вполне способны выиграть немного времени, которое пригодится при появлении неожиданных обстоятельств. Чтобы дело пошло быстрее, определите конкретную цель, к которой вы стремитесь. Подумайте, какого результата вы должны добиться, чтобы решить, что дело выполнено. Например, в три часа дня вам нужно положить отчет на стол начальника. А теперь постарайтесь понять, что может помешать вам справиться с работой.
Перфекционизм, недостаток информации, отвлекающие разговоры коллег… Составьте список таких препятствий. Следующий шаг: избавьтесь от них. Перестаньте стремиться к совершенству, соберите нужные данные, уйдите в тихое место — и приступайте к делу. Теперь все должно пройти гладко. Во всяком случае, ваш буфер будет надежнее, если вам перестанут мешать досадные мелочи.
Планируйте сценарии
Разработайте для себя стратегию менеджмента рисков. У каждого, кто пытается создать буфер, должен быть план действий для защиты от возможных форс-мажоров.
Подумайте о самом важном для вас рабочем или личном проекте, а затем спросите себя: с какими рисками он связан? Каким будет результат в худшем случае? Какое социальное значение будет иметь этот проект? К каким финансовым последствиям он приведет? Каким образом вы можете инвестировать средства, чтобы наиболее эффективно снизить риски и укрепить финансовую или социальную сторону собственной жизни?
Ответ на последний вопрос подскажет, какой буфер вам необходим. Возможно, нужно увеличить бюджет на 20 %, нанять пиарщика для общения с прессой или организовать заседание правления, чтобы убедиться, что проект удовлетворяет всем требованиям акционеров. Только так вы сможете защитить себя от неожиданностей.
По материалам книги «Эссенциализм».
