Помните старую шутку про лошадь, которая в колхозе трудилась больше всех, но председателем так и не стала? Если подумать, многие из нас — немножко эта лошадь. Мы работаем, работаем, работаем, а до статуса председателя колхоза все равно как до «Оскара».
В книге «Работа по любви» карьерный коуч и основательница крупнейшей платформы для профессионалов Ольга Лермонтова рассказала, как перестать работать на износ, сколько стоит многозадачность и почему отдых нужно планировать.
Что такое продуктивность
Когда мы слышим слово «продуктивный», многим представляется человек, который вкалывает. Распространенная ошибка — приравнивание загруженности к продуктивности, но это не одно и то же.
Когда мы работаем на износ, истерично закрывая одну задачку за другой, у нас нет возможности притормозить и подумать, а приведут ли они нас к желаемым результатам.
И вот раздражение и усталость входят в чат. Мы чувствуем удовлетворение от работы, когда видим плоды своих трудов. А за ворохом бестолковых задач разглядеть их бывает сложно. Каждый день лошадь вспахивает поле, но хлеб ей никто не покажет. Для нее есть только процесс и нет результата.
Матрица управления временем
Американский консультант Стивен Кови популяризировал так называемую матрицу управления временем, разработанную 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. В ее рамках все задачи на свете, и рабочие, и жизненные, делятся на четыре категории:
- важное срочное — ваши основные задачи, которые нельзя отложить на потом, они требуют немедленной реакции;
- важное несрочное — сюда обычно относят то, что в будущем помогло бы вам решать другие задачи быстрее и эффективнее (стратегическое планирование, курсы, повышение квалификации);
- неважное срочное — совещания, на которых информация, которую можно изложить за десять минут, растягивается на час и больше; просьбы коллег, выполнение которых поможет им, но на ваши показатели не повлияет;
- неважное несрочное — сюда относятся задачи, результаты которых не оказывают большого влияния на вашу работу и не требуют немедленного исполнения.
Как правило, с важными срочными задачами проблем нет: мы решаем их сразу, по мере возникновения. А вот при работе с важным несрочным мы сталкиваемся с трудностями: оно же несрочное, так что его можно сделать как-нибудь потом. К таким задачам относится, например, время на подумать и переварить нынешнее положение дел, найти более эффективные способы решать текущие задачи или составить более удобный для себя график работы. В ежедневной рутине мы чаще делаем акцент на срочности, а не на важности, хотя стоило бы наоборот.
Когда наш график наполнен неважными срочными задачами, мы чувствуем, что вместо того, чтобы «спасать мир», занимаемся какой-то ерундой. Наша работа обесценивается, мы не испытываем удовлетворения от того, что делаем. Людям нравится наблюдать результат своих трудов, видеть, что они напрягаются не зря. Что нужно изменить, чтобы начать получать удовольствие от работы, больше времени уделять важным задачам и забивать на неважные? Выполнять только первые два пункта списка.
Любая встреча — инвестиция времени. Вам решать, готовы вы вкладываться в нее или нет. — Источник
Согласно закону Вильфредо Парето, 20% усилий приносят 80% результата, а остальные 80% усилий дают еще 20%. Говоря простыми словами, две первые категории задач — это ваши 20%, которые обеспечат основную часть результата.
Значит, на них и нужно сосредоточиться. В общем, как говорил Стив Джобс, работать нужно головой, а не 12 часов кряду.
Упражнение «Ворох задач»
- В начале дня выпишите все задачи, которые вам предстоит выполнить сегодня.
- Нарисуйте квадрат, разделенный на четыре поля для четырех типов задач, которые мы обсуждали.
- В течение дня все возникающие задачи вписывайте в одну из категорий, после чего посчитайте, сколько времени вы потратили на каждую из них. Отмечайте, на какой промежуток времени вы отвлеклись (например, на спонтанный звонок или на просьбу коллеги).
- Теперь проанализируйте соотношение важных и неважных задач в вашем графике. Что из важного вы не успели из-за неважного? Как, по-вашему, можно уменьшить количество неважных задач в пользу важных?
Цена переключения
В нулевые было модно писать в требованиях к претенденту на вакансию: «Мультизадачность». Чтобы кандидат, значит, и швец, и жнец, и на дуде игрец — и все это одновременно. Как Юлий Цезарь. Хотя, если верить Плутарху, суперспособность светоносного Юлия заключалась в том, что он мог верхом, сложив руки за спиной, диктовать письма. То есть примерно как говорить по телефону за рулем. (Не надо так делать, ладно?) Строго говоря, в его случае речь идет не о многозадачности, а о так называемой фоновой задачности, то есть о выполнении двух или более действий, из которых умственного напряжения требует только одно. Примерно как есть и смотреть телевизор или бегать и слушать подкаст.
Многозадачность — это миф, и миф опасный. Он ведет к тому, что, когда вы одновременно пытаетесь закончить несколько дел одновременно, в итоге ни одно не будет выполнено качественно. Наша префронтальная кора головного мозга способна полноценно фокусироваться только на одной задаче за раз, и мозгу нужно время, чтобы переключиться с одного действия на другое. Что самое обидное, многозадачности нельзя научиться.
Больше всего времени и ресурсов мозга сжирают переключения между задачами. Одни из них мы инициируем сами (например, вспоминаем, что надо кому-то позвонить, и тут же хватаемся за телефон) — такие переключения называются активными. Другие падают на нас извне: подошел коллега с вопросом, письмо упало в почту, кто-то позвонил по мобильному… Эти переключения относятся к пассивным. И те и другие вредят продуктивности и не очень хорошо влияют на нашу голову. Профессор поведенческой нейробиологии в Университете Макгилла Дэниел Левитин говорит, что переключение задач утомляет, потому что оно расходует оксигенированную глюкозу в мозге, истощая те запасы энергии, которые необходимы для концентрации.
Поэтому важно выбрать список важных задач и концентрироваться на них по очереди, дав себе пространство для переключения. Например, планировать промежутки отдыха каждый час. В это время можно выпить кофе, поболтать с коллегами или устроить себе танцевальную пятиминутку — этими паузами вы обозначите водораздел между задачами, дадите мозгу возможность переварить одну порцию информации и подготовиться к приему следующей.
Планируем и побеждаем
Важность планирования сложно переоценить. Кто-то посвящает написанию плана последние 15 минут в офисе, чтобы завтра прийти уже на все готовое. (Плюс такого способа в том, что вы не тратите свое утреннее время на «включение», а можете сразу приступить работе; минус — в том, что под вечер мы, как правило, хуже соображаем.) Другим комфортнее составлять расписание утром, на свежую голову. В общем, здесь ориентируйтесь на себя.
Очень важно фиксировать свой план: хотите — можете делать это в приложении, хотите — купите модный бумажный планер, да хоть обычную тетрадь в клетку! Главное, чтобы у вас перед глазами была четко сформулированная задача и график.
Если вам нравится ставить галочки напротив выполненной задачи, отмечать ее цветом или просто вычеркивать — вперед!
Придумайте себе награду за закрытую задачу. Не всегда есть силы и желание что-то делать, приходится «через не могу». Вот для таких случаев пообещайте себе что-нибудь приятное в конце пути. Пусть чизкейк из любимого ресторана или билеты в театр поднимают вам настроение каждый раз, когда вы будете думать о них.
Также полезно будет вычислить ваши периоды продуктивности — время, когда вы по-настоящему эффективно расходуете свою энергию. Задачи, которые требуют стопроцентного включения, лучше решать в период, когда вы на пике энергии, а вот мозговые штурмы и обсуждения можно отложить.
Упражнение «Планировщик»
1. Неважно, будете ли вы выполнять это упражнение в бумажном планировщике или найдете удобное приложение. Начните с вашей цели на год или на квартал: чего вы хотите добиться. Только следите, чтобы она отвечала критериям SMART.
2. В зависимости от главной цели, распишите шаги, которые вы можете предпринять на пути к ней. Затем обозначьте цели на каждый месяц.
3. Следующий этап — цели на каждую неделю. Расписывайте их, опираясь на главную цель; никогда не теряйте ее из виду.
Отдых по таймеру
На дохлом олене далеко не уедешь. Дохлый олень непродуктивен. Пусть эта мудрость мотивирует вас отдыхать. Важно планировать отдых заранее и ставить себе об этом напоминание в календарь. Да, прямо туда.
Только зная свои источники энергии и отдыхая регулярно, мы способны восстановиться. Для одних отдых — это книжка и чашка чая, для других — собраться с друзьями в кафе. Некоторые отводят целый день под запойный просмотр сериалов, а кого-то напитывает силой природа. Что бы вы ни выбрали, главное, чтобы после этого вы чувствовали себя отдохнувшими и полными сил.
Важно, чтобы отдых был отдыхом. Некоторые пытаются обмануть свой мозг. Садятся смотреть сериал на английском, например, чтобы подтянуть язык, рассуждая так: «Ну, это же сериал. Сериал равно отдых. А заодно…» Нет, так не сработает. Если вы напрягаетесь, разбирая, что говорят герои, или читая субтитры, то это не отдых, а учеба.
Отдых может быть не только продолжительным. Короткие перерывы между рабочими задачами тоже отдых, и ими не стоит пренебрегать. Как насчет пятиминутки на кофе под приятную музыку или парочки асан из йоги? Это ведь тоже отдых, и голову он прекрасно освежает.
Упражнение «Как я отдыхаю»
- Нарисуйте таблицу с тремя колонками. В первую выпишите все действия, которые восполняют ваш ресурс: сон, катание на коньках, чтение книги, слушание музыки, чашечка чая или кофе, йога и т. п.
- Во второй колонке присвойте каждому виду отдыха от одного до десяти баллов в зависимости от того, насколько, по вашему мнению, он способен наполнить вас энергией. Например, если вы знаете, что чашка кофе в тишине может дать вам заряд минут на двадцать, пусть это будет один или два балла. А если катание на лошадях возвращает силы на целую неделю, пусть это будет семь или восемь. Ориентируйтесь на свои ощущения.
- Третью колонку заполните только после того, как отдохнули. Сравните реальность и предположение. Скажем, вам казалось, что целый день в постели с чипсами и тортиком придаст сил баллов на восемь, но вот вы лежали с утра до ночи и вместо энергии чувствуете опустошенность и еще большую усталость. Какие уж тут восемь баллов! Не больше двух, а то и вовсе в минус. Или вам казалось, что прогулка по лесу только слегка поднимет вам настроение (балла на три), а здесь вдруг целый фонтан энергии.
Подведем итоги
— Для того чтобы получать радость от своего труда, стоит работать не по 12 часов подряд, а головой.
— Все задачи делятся на важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и неважные несрочные. В приоритете должны быть первые две категории, потому что неважные срочные дела всегда будут тянуть вас назад.
— Многозадачность — опасный миф. Мы тратим на переключение между задачами кучу сил и энергии, поэтому работать лучше «блоками».
— Причины просевшей продуктивности могут быть гораздо глубже, чем нам кажется. Если начальник и коллеги заваливают задачами так, что вы не успеваете выполнить свою основную работу, у вас проблемы, Хьюстон. С личными границами.
— Работать — важно, еще важнее — отдыхать так, чтобы работа была в радость. Ведь ради этого, в конце концов, мы все и затеваем, правда?
По материалам книги «Работа по любви».
Обложка: unsplash.com
