Марк Хёрст в своей книге «Горшочек, не вари!» рассказывает о цифровой грамотности. И первое, чему он учит, — умению обращаться со входящими битами, в частности — электронной почтой.
Самой распространенной причиной перегрузки служит то, что люди используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен.
- Список дел: он похоронен под другими письмами, так что его трудно найти и легко забыть.
- Файловая система: записи со встреч, сообщения по статусу проекта, приложения с коммерческими предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отправиться в соответствующую папку.
- Календарь: даты и время встреч накапливаются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла.
- Список закладок: некоторые письма остаются в почтовом ящике, потому что содержат адреса, логины и пароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить.
- Адресная книга: сообщения с телефонными номерами и почтовыми адресами контактов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в адресную книгу.
Ошибкой было бы доверять почтовому ящику любую из этих функций. Почтовый ящик подходит только для временного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены.
Нужно провести границу между электронным письмом и его содержимым. Письмо — всего лишь посредник. Его содержание определяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет.
Решение
Скажем прямо, вот решение перегрузки электронными письмами:
Хотя это требует некоторой дисциплины, но держать почтовый ящик пустым — процесс несложный и не отнимающий много времени. Удалить письма из почтового ящика — не значит сделать всю описанную в них работу; достаточно переместить их в нужное место, например в список дел, чтобы поработать над ними позже, когда почтовый ящик опустеет.
Научившись видеть различия между электронным письмом и тем, что оно описывает, вы существенно продвинетесь на пути к цифровой грамотности.
Ежедневные шаги
Допустим, вы с утра приходите на работу, садитесь за компьютер и видите новые письма. Сколько бы их ни было, не волнуйтесь: ведь вы очищали ящик вчера, можете очистить его и сегодня.
Потребуется три этапа.
Шаг 1. Прочтите всю личную почту и удалите ее.
Первым делом обратите внимание на самые важные письма — сообщения от семьи и друзей. Прочитайте каждое из них и насладитесь ими. Сделайте что хотите: сохраните на компьютере — например, в папке «Альбом для вырезок». Если хотите, напишите ответ. Но, покончив со всей личной почтой, удалите ее.
Шаг 2. Удалите весь спам.
Теперь, когда самая важная почта удалена из ящика, найдите и удалите самые не важные сообщения — спам. У владеющих цифровой грамотностью пользователей должна быть стратегия по управлению спамом — например, с помощью почтовых фильтров или «белого списка». Они позволяют удалять спам еще до того, как тот попадет в ящик. Но многие письма, содержащие спам, все же прорываются сквозь фильтры. Найдите их — это легко сделать по заголовкам — и удалите.
Шаг 3. Ознакомьтесь с информационными и предписывающими сообщениями и удалите их. А именно:
— удалите или сохраните в файлы все информационные сообщения, при желании сначала их прочитав;
— сделайте все «дела на две минуты», которые описаны в новых письмах, а потом удалите сообщения;
— все крупные дела внесите в грамотный с цифровой точки зрения список дел, а потом удалите.
Убедитесь, что сообщения в почтовом ящике отсортированы по дате, при этом наверху списка находится самое старое сообщение. Начните с него и постепенно спускайтесь к самому последнему.
С опытом очистка почтового ящика будет занимать не более нескольких минут. Но делать это надо постоянно, ежедневно, как чистить зубы, чтобы эта привычка стала второй натурой. Таким образом, проблему перегрузки электронной почтой, этот постоянный источник стресса, становится легко решить. Только с пустым почтовым ящиком можно сконцентрироваться на реальной работе.
Начните сегодня. Если не знаете с чего — начните с книги Марка Хёрста. Его методы работают. Проверено Игорем Манном:
По материалам книги Марка Хёрста.
