Признанный эксперт по лидерству и менеджменту Брюс Тулган представил новую книгу под названием «Все начальники делают это». В ней Тулган делится решением наиболее распространённых среди менеджеров проблем, в том числе и проблемы продуктивности. Мы выбрали 5 действенных способов увеличения эффективности вашей команды.
Научите сотрудника распределять своё время
Работая с сотрудником, у которого есть явные проблемы с соблюдением сроков, следуйте простому правилу: начинать надо с малого. Научите этого человека ставить перед собой одну очень маленькую цель с очень коротким сроком исполнения и достигать ее с соблюдением всех требований и стандартов. Затем можно перейти к чуть более крупным целям. Потом к еще более масштабным.
Со временем вы сможете приступить к проектам с более амбициозными целями и длительными сроками. По мере повышения уровня знаний и эффективности сотрудника постепенно увеличивайте масштаб и важность поручаемых ему заданий до тех пор, пока этот работник не достигнет оптимального уровня ответственности. После достижения этой точки можно постараться расширить права и обязанности подчиненного с помощью различных инструментов планирования проектов. Помогите ему в разработке планов долгосрочных проектов, дополненных четкими промежуточными ориентирами.
Помогите сотрудники освоить техники тайм-менеджмента. Источник.
В случае с некоторыми сотрудниками такое интенсивное, конкретизированное, поэтапное наставничество дает превосходный эффект. Кроме того, если вы дошли до такого буквально поминутного подхода к наставничеству, а подчиненный по-прежнему не выдерживает сроков, по крайней мере вы будете знать, что сделали все, что в ваших силах, чтобы помочь ему.
Регулярно общайтесь с каждым членом команды
Для того, чтобы ваши сотрудники не боялись проявить себя и добросовестно выполняли свою работу, вы должны проводить регулярные встречи с каждым из них. И не забывайте соблюдать следующие правила:
• Слушайте в два раза больше, чем говорите.
• Когда говорит собеседник, не перебивайте его и не отвлекайтесь. Когда наступит ваша очередь говорить, сначала задавайте вопросы, требующие развернутого ответа, а затем все более конкретные вопросы, чтобы показать, что вы поняли, что вам только что сказали.
• Сопереживайте. Всегда старайтесь поставить себя на место собеседника.
• Проявляйте уважение к собеседнику, будьте добры к нему, вежливы, проявляйте хорошие манеры.
• Обязательно готовьтесь к беседе заранее, чтобы выражать свои мысли кратко, четко и ясно.
• Прежде чем заговорить о проблеме, постарайтесь придумать для нее хотя бы одно потенциальное решение.
• Возьмите на себя личную ответственность за все, что говорите и делаете.
• Если вы ошиблись, не оправдывайтесь, просто извинитесь и сделайте все возможное, чтобы исправить ошибку.
• Не воспринимайте слишком серьезно себя самого, но всегда серьезно относитесь к своим обещаниям и обязанностям.
• Всегда отмечайте успехи и достижения людей, даже самые незначительные.
Не следует недооценивать значение распространения этих принципов в организации, а в особо острых ситуациях целенаправленного обучения им персонала. Например, вы можете использовать этот кодекс или его часть каждый раз, когда нужно точно определить, что именно не в порядке с коммуникативными привычками того или иного сотрудника. Используйте эти передовые методики для анализа недочетов в его общении. Выявите конкретные проблемы и постарайтесь все исправить. Научите подчиненного тому, как улучшить ситуацию с помощью поочередного применения передовых методик из нашего кодекса.
Помогите сотруднику избежать ошибок
Как правило, большинство решений уже принимались в прошлом. Очень многие ошибки совершаются потому, что никто не потрудился рассказать сотрудникам о прошлых удачных решениях. А вот если бы это было сделано, людям не приходилось бы действовать по своему усмотрению, а можно было использовать готовое решение, которое уже было опробовано в прошлом. Готовые решения — это передовые методики, которые в свое время были задокументированы, переведены в ранг стандартных операционных процедур и распространены в рамках всей организации, чтобы сотрудники использовали их в качестве вспомогательных средств.
Составьте с сотрудником пошаговый список действий для выполнения задачи. Источник.
Самым распространенным из таких инструментов считается простой контрольный список. Представьте себе, насколько лучше большинство ваших сотрудников разрешали бы часто повторяющиеся проблемы, если бы их подготовили к этому заранее:
• Если случится А, вы делаете Б.
• Если случится В, вы делаете Г.
• Если случится Д, вы делаете Е, и так далее.
Как менеджер вы просто обязаны задать себе вопрос: какие вспомогательные средства помогут вашим подчиненным освоить наилучшие методики для борьбы с постоянно повторяющимися проблемами и избавят их от необходимости каждый раз решать эти задачи заново? Если такие инструменты в организации уже есть, убедитесь, что их используют все члены команды.
Устраните недопонимание
Хотите стать мастером решения проблем, связанных с отношением к делу? Хотите узнать, как прямо и без негативных последствий можно сказать сотруднику, что ему нужно изменить свой настрой? Если да, начните действовать по правилам:
• Никогда не позволяйте себе переходить на личности. Это должен быть на 100 процентов деловой подход. Четко донесите до всех подчиненных мысль, что правильное отношение к работе и всему, что ее касается, — это четкое и регулярно обсуждаемое требование, предъявляемое к каждому из них. Следите за тем, чтобы все, что вы по этому поводу говорите, касалось только работы.
• Никогда не пытайтесь изменить внутреннее состояние сотрудника, обсуждайте только внешние проявления его чувств, то есть его поведение. Для вас важно не то, что человек чувствует в душе — это источник любого отношения и настроя, — а то, как он выражает свои эмоции внешне. Помните: подчиненным вполне под силу научиться лучше контролировать свое поведение, и вы как менеджер имеете полное право этого от них требовать.
• Четко определите суть отношений на работе: отличных, хороших и плохих. Тут все должно быть предельно ясно. Дайте определение исключительно правильному настрою: опишите характеризующие его слова, тон, жесты. Доходчиво объясните все. Наблюдайте, оценивайте и документируйте исполнение на каждом этапе. Говорите об этом с сотрудниками. Призывайте их к ответственности. Вознаграждайте лучших. Избавляйтесь от тех, кто явно не хочет ничего исправлять.
Повысьте качество работы сотрудника
Наставник и учитель по карате научил Брюса Тулгана несложному упражнению на внимательность. Он говорил: «Напиши свое имя. Хорошо. Теперь напиши свое имя, пропуская каждую вторую букву». И потом спрашивал: «Во втором случае я наполовину сократил твое задание. Почему же тебе потребовалось для его выполнения вдвое больше времени?» Ответ очевиден: во второй раз нужно было сосредоточиться. Вам нужно притормозить, чтобы тщательнее обдумывать свои действия.
Если вы хотите, чтобы сотрудник немного замедлил темп работы и задумался над тем, что и как он делает, нужно время от времени немного изменять процесс. Чтобы поддерживать интерес людей к работе, их задача не должна быть простой. Посвятите одну неделю скорости, другую — качеству, на первой неделе устраняйте ошибки в одной задаче, на второй — в другой.
Время от времени ошибается каждый, любой человек может быть невнимательным и небрежным. Вот почему вы должны постоянно не давать своим людям «спать», заставлять их быть внимательными и сосредоточенными на деталях. Всех без исключения, и так день за днем.
По материалам книги «Все начальники делают это».
P.S.: Подписывайтесь на нашу рассылку. Раз в две недели будем присылать 10 самых интересных и полезных материалов из блога МИФ.
