Книги Проза Остросюжетная проза Молодёжная литература Современная зарубежная литература Классическая литература Интеллектуальная проза Романы взросления Детство Художественная литература для детей Научно-познавательные книги для детей KUMON Чевостик Развитие и обучение детей Досуг и творчество детей Книги для подростков Для родителей Комиксы для детей Детское творчество Умные книжки Подготовка к школе Необычный формат Подарочные Психология Популярная психология Стресс и эмоции Любовь и отношения Осознанность и медитация Книги для родителей Быть подростком Защита от токсичности Бизнес Аудиокниги Менеджмент Продажи Истории успеха Развитие сотрудников Предпринимателю Управление компанией Стратегия Управление проектами Переговоры Публичные выступления HR Российский бизнес IT Культура Автофикшн и биографии Серия «Таро МИФ» Серия «Мифы от и до» Подарочные книги Культурные истории, страноведение Искусство и архитектура Театр и кино, музыка, литература Серия «Главное в истории» Саморазвитие Спокойствие и душевное равновесие Аудиокниги Мечты и цели Мотивация Мозг и интеллект Продуктивность Психология Общение Сила воли Тайм-менеджмент Деньги Обучение Выбор профессии Принятие решений Осознанность Лайфстайл Современная магия Дом и сад Кулинария Велнес, красота, мода Творчество Вдохновение и мотивация Handmade и творческий бизнес Рисование для начинающих Рисование для продолжающих Леттеринг и каллиграфия Писательство Фотомастерская Активити для взрослых Легендарная серия Барбары Шер Психология творчества Дизайн Развитие творчества Творческий бизнес Визуальное мышление Творческое мышление МАК МИФ Комиксы Детские комиксы Взрослые комиксы Молодежные комиксы Серии Познавательные комиксы Здоровье и медицина Правильное питание Спорт Долголетие Бег Фитнес Медитация Здоровый сон Диеты Научпоп Физика Математика Экономика Здоровье и медицина Мышление и психология Технологии Подарочные книги Искусство, культура и путешествия Для детей Работа и бизнес Для души и уюта Захватывающие истории Время для себя Маркетинг Маркетинг и брендинг Генерация идей Копирайтинг, блогинг, СМИ Серия «Думай иначе» Настольные игры Курсы и мероприятия Писательство Лектории Психология Отношения Чтение Саморазвитие Деньги Карьера Здоровье Уют Воспитание Для бизнеса Электронная библиотека Офисная библиотека Детские подарки Подарки партнерам Продвижение бренда Курсы для компаний Издать книгу Издательство Работа у нас Логотип Предложить книгу Об издательстве Авторам Вопросы и ответы Контактная информация Блоги Блог МИФа Психология и саморазвитие Творчество Проза Кругозор Книжный клуб МИФа Комиксы Бизнес-блог Бизнесхак и маркетинг Формула менеджмента Саморазвитие Корпоративная культура Опыт МИФа Обзоры книг Папамамам Развитие ребенка Психология Вот так книга! Искусство учиться
Книжный клуб МИФа
Сила простоты: как быть продуктивным на работе. Интервью с шеф-редактором МИФа
28 февраля 786 просмотров

Анна Жамьянова
Анна Жамьянова

В книжном клубе МИФа прошла встреча на тему продуктивности, где шеф-редактор Ренат Шагабутдинов поделился с коллегами, что помогает повысить эффективность, быстрее принимать решения и лучше выполнять рабочие задачи. Попросили Рената поделиться советами с читателями.

— Ренат, на встрече книжного клуба мы обсуждали, что в работе можно как использовать лайфхаки, так и следовать принципам. Что из этого важнее и почему?

Думаю, принципы важнее конкретных инструментов. Люди очень разные, у каждого свои жизненные обстоятельства. У кого-то семья, у кого-то сразу несколько больших проектов. У каждого свои возможности, таланты и предпочтения. И поэтому нельзя рекомендовать один инструмент или универсальный совет для всех.

Однако принципы — это то, что работает для подавляющего большинства людей. Они не зависят от личных предпочтений и особенностей. Например, если мы не запишем в ежедневник или в телефон пришедшую в голову идею, то, скорее всего, забудем о ней. Конечно, может существовать один человек из сотен тысяч с феноменальной памятью, но все же практически для всех этот принцип работает так: если мы хотим зафиксировать цитату, идею или мысль — нужно записывать их сразу, как прочитали или придумали. А вот куда вы будете фиксировать, на бумагу или в приложение, уже зависит от конкретного человека и его предпочтений.

Ренат Шагабутдинов, шеф-редактор и автор курсов МИФа.

— Что для тебя значит «продуктивность»?

В широком смысле — делать больше за меньшее время. Но если пофилософствовать, мне нравится идея из книги Зонке Аренса «Как делать полезные заметки», которую мы издавали в МИФе. Автор говорит, что система (в контексте речь идет про заметки) должна быть простой, чтобы ее ведение и работа с ней не отбирали умственные ресурсы. И чтобы сложность была на уровне содержания, а не на уровне работы. Это применимо, на мой взгляд, не только к заметкам.

Система работы в целом должна быть простой, чтобы мы могли работать со сложностью на уровне содержания задач: заниматься более сложными и умными вещами, требующими анализа и вдумчивого размышления, при этом меньше тратить времени и ресурсов на рутину, простые операции, а также простые решения. Возвращаясь к предыдущему вопросу, принципы важны именно потому, что они упрощают принятие решений в повседневности.

— Расскажешь подробнее о пяти главных принципах, которые ты применяешь?

Несколько принципов мне кажутся основополагающими. Про них я рассказываю слушателям на лекциях об организации умственного труда, а также будущим писателям и авторами на вебинарах про писательский процесс.

№ 1. Однозадачность. Мы не можем параллельно заниматься всем подряд: если постоянно отвлекаться, это плохо влияет на нашу работу. Поэтому у меня, например, нет уведомлений ни на каких устройствах.

№ 2. Если не очевидно, что да, то очевидно, что нет. Этот принцип сформулирован в книге «Эссенциализм». Он хорошо помогает принимать решения. Например, человек думает, брать новую задачу в работу или нет, заняться тем или иным делом, добавить новую фишку к своему продукту или не добавлять. Если есть сомнения, то лучше отказаться — если мы будем всему говорить «да» в эпоху нашей перегрузки, то нас просто не хватит. В МИФе редакция руководствуется этим принципом при выборе книг.

№ 3. У всего и у всех есть пределы. Лимит того, сколько мы можем взять задач, сколько можем иметь хобби, дел и проектов. Конечно, пределы у всех разные, но они есть. Здесь вспоминается притча про банку с камнями. Большие камни, например семья, спорт и работа, требуют много сил, внимания и времени. Поэтому важно положить их в свою жизненную банку первыми, а не забивать ее всякой пустотой, песком и мелочами. Эта притча о том, что в первую очередь следует уделять внимание главным для тебя сферам и ценностям, а потом уже — второстепенным вещам. И повторюсь, важно понимать, что у каждого есть пределы, поэтому в эту банку слишком много не влезет.

№ 4. Использовать продуктивное время. Существует время, когда нужно заниматься более сложными задачами. Времени у всех одинаково, но за условный час можно сделать больше или меньше, смотря когда он у нас запланирован, в каком мы состоянии работоспособности в этот интервал. У большинства людей самое продуктивное время — утро. Поэтому, как правило, за один утренний час можно сделать очень много по сложной задаче, но почти ничего не успеть за то же время вечером, когда мы уже устали.

№ 5. Фиксировать. Этот принцип упоминался выше: фиксировать все, что можно. Например, я читаю бумажные книги с закладками и маркерами, а все выделенное потом прорабатываю и переношу в заметки, потому что знаю, что иначе через некоторое время уже многое не вспомнится из прочитанного. И будет очень обидно. А если зафиксировать, то все пойдет в работу и будет использовано позже.

— «Ручные» задачи отнимают много времени. Например, сортировка почты или работа в Excel. Как упростить эти процессы? Поделишься парой простых советов?

Думаю, можно выделить здесь общий принцип. Есть некая кривая обучения, когда мы вкладываем несколько недель или даже месяцев в освоение нового навыка, чтобы он экономил нам время в будущем. Хороший пример — это слепая печать, которая поможет с текстами. Несколько недель мы практикуемся на тренажере, чтобы, освоив навык, экономить свое время при работе с текстами. Затачиваем пилу, а не пилим без остановки.

То же касается работы с почтой и Excel. В приложениях почты можно настроить разные опции, они зависят от почтовых клиентов. В Gmail есть фильтры, например, позволяющие автоматически пересылать письма по их признакам или складывать в отдельную папку. В Outlook тоже можно создавать похожие правила. Там еще есть быстрые блоки, а в Gmail это называется шаблоны. В общем, в разных приложениях настраиваются опции, чтобы быстро вводить типовые фразы и фрагменты письма, какую-то типовую структуру, которая подходит для часто встречающихся ситуаций.

В случае с таблицами Excel нужно смотреть, что занимает больше всего времени, что у вас в работе является рутинной операцией. Если мы понимаем, что при увеличении объема данных мы будем тратить больше времени, значит, мы что-то делаем не так. Например, для 20 строк делаем быстро, для 200 — уже медленно. Вероятно, способ не оптимальный, а есть другой и более быстрый вариант. И тогда надо разбираться с темой, в рамках которой у нас сложности. Благо книг и информации достаточно.

В подавляющем большинстве случаев найдется инструмент, который позволит автоматизировать проблемную или рутинную задачу.

— Для автоматизации процессом надо сесть и разобраться в системе, в том жe Google Workspace. Звучит сложно. Это и правда трудно?

Облачные приложения Google Workspace — это такая экосистема, набор приложений, которые связываются друг с другом. И там довольно много опций и фишек. Не зря в нашем курсе «Гугл драйв» записано 90 уроков, моих и ведущего дизайнера МИФа Ольги Королевой. В них мы рассматриваем все, что приносит пользу в работе. Кажется, что таких фишек и настроек очень много и их невозможно освоить. Но, к счастью, большинство из нас пользуются не всеми приложениями сразу, кто-то больше проводит времени в таблицах, другой человек — в почте, третий — в документах. Поэтому можно сделать упор на вашем основном рабочем инструменте, а для остальных смотреть на наиболее рутинные операции и затраты времени и искать решения в этой теме.

Также отмечу, что большинство редакторов таблиц похожи, будь то Excel, Google Таблицы или отечественные редакторы. Формулы в них работают по схожим принципам, а функции называются, как правило, одинаково. Например, новая функция ПРОСМОТРX (XLOOKUP) или старая легендарная ВПР (VLOOKUP) — везде одинаковые названия и синтаксис. Благодаря этому можно освоить ту экосистему, с которой работаешь в настоящее время, а потом достаточно легко перейти в другую.

— Как Google Workspace помогает в работе сотруднику и компании в целом?

Google Workspace действительно помогает, особенно тем, кто работает на удаленке, находится в разных городах или странах. На индивидуальном уровне — благодаря большому количеству удобных и приятных опций, которые еще и постоянно добавляются. Например, голосовой ввод в Google Документах, когда можно надиктовывать текст даже со знаками препинания. Или многочисленные функции в Google Таблицах, в том числе те, которые в Excel появились только в последние годы, например LAMBDA и функции для обработки массивов.



Драйв. Гугл драйв

Большое количество опций в приложениях, которые мы подробно рассматриваем на курсе, прекрасно подходят и для командной работы. Например, когда несколько сотрудников одновременно находятся в документе, можно щелкнуть на аватарку конкретного человека и попасть в ту часть файла, где он находится. Очень полезная опция — прислать ссылку на конкретный слайд презентации, место в документе, ячейку, диапазон или даже фильтр в таблице, о чем не все знают. Можно отмечать в комментариях людей, задавать им вопросы, ставить задачи и даже отвечать на комментарии прямо из почты, вообще не открывая таблицу, презентацию или документ, в котором тебя отметили.

Вот такое огромное количество удобных опций именно для совместной работы, конечно, дает возможность удаленным командам эффективно действовать, несмотря на то, что они не могут встретиться в офисе.

— Как думаешь, в чем секрет продуктивности компаний на удаленке?

Я бы не утверждал, что все удаленные компании суперэффективны. В последние годы в деловых СМИ эта тема поднимается, потому что в период пандемии была почти всеобщая удаленка, потом постепенно кто-то возвращался в офис, а кто-то нет. И кажется, что во многих компаниях сегодня стал работать, скорее, гибридный формат.

Я бы не рекомендовал всем уходить на абсолютную удаленку. В этом формате есть свои особенности. В первую очередь важно смотреть и контролировать результаты, а не процессы. Процессы очень важны, конечно, их нужно настраивать. Но если мы говорим про контроль работы конкретного сотрудника, то важно смотреть на его результаты, а не на сам факт пребывания на рабочем месте. Если результаты есть, то становится менее важно, как человек достигает своих целей, в какое время работает, когда делает обеденный перерыв. Если же он находится на рабочем месте с 9 до 18, а результатов нет — это неэффективно. Если же он выполняет все задачи, при этом сохраняя гибкость в плане рабочего дня, то зачем контролировать его присутствие на работе?

— Как МИФу удается оставаться эффективным при удаленном формате?

МИФ работает на удаленке с момента основания. Компания именно в этом формате росла и развивалась, сотрудники никогда не работали в офисе. Мне кажется, что в нашем случае ключ к эффективности — в высокой ответственности каждого перед читателями и коллегами, некой осознанности и инициативности. Это значит, что если что-то не получается, мы спросим; если хотим что-то предложить, то предложим. И каждый сотрудник на своем месте чувствует ответственность за свое дело и за общее.

— Какие книги рекомендуешь почитать на тему продуктивности? Как личной, так и командной.

Точно рекомендую книги Максима Дорофеева. Можно начать сразу с обновленного издания «Путь джедая». На мой взгляд, очень недооцененными остались книги «Простые правила» и «На пике». Как раз сила простоты — то, что помогает нам принимать решения и меньше тратить времени и умственных ресурсов на рутину. Поэтому можно начать с этих книг. Конечно, из классики рекомендую «Тайм-драйв».

Если говорить об авторах, которые выпускаются в других издательствах, на мой взгляд, это Александр Фридман. У него есть книги про менеджмент и про хронофаги — пожирателей времени. Для корпоративного уровня и управленцев будет полезно.

P.S. Хотите повысить рабочий КПД и не тратить время на рутину? Приходите на курсы «Магия Excel»«Гугл драйв»«Google Таблицы: основы». Промокод blog даст скидку 30%.

Похожие статьи