Многие даже не задумываются о том, что список дел нужно уметь составлять правильно. Поэтому они либо вертятся как белка в колесе без передышки, либо вечно прокрастинируют. Хотя если грамотно распределить задачи на день, то можно успеть практически все. По крайней мере, все самое важное.
Мы решили поделиться с вами ошибками, которых стоит избегать при составлении списка дел.
1. Не расставлять приоритеты
Одна из основных ошибок при составлении списка дел на день — это не выделить главные задачи. Если не сделать этого, то вы рискуете заполнить весь день мелкими и неважными задачами, и не успеть сделать по-настоящему важные дела.
Я рекомендую ставить максимум 3 фокуса на день. Не факт, что вы успеете сделать все задачи из списка, но вы должны сделать эти три главные.
2. Не составлять планы на большие сроки
Помимо плана на день, хорошо бы составить отдельным списком планы на неделю, на месяц и периодически туда заглядывать. Иначе вы просто очнетесь с утра в пятницу и поймете, что не успели за эту неделю сделать и половины всего того, чего хотели. А тут у вас уже два варианта: либо вы как ошпаренный бегаете и пытаетесь закрыть все эти задачи, либо забиваете и переносите их на следующую неделю. И так проходит неделя за неделей.
Поэтому выписывайте задачи на эту неделю и разбивайте их по кускам на каждый день недели.
3. Писать план утром
Вот вам как минимум два аргумента, почему писать план на день лучше в конце рабочего дня, а не с утра. Во-первых, выписывая рабочие задачи на следующий день, вы освобождаете свой мозг от лишней информации и перенастраиваетесь на отдых и личные дела. Во-вторых, скорее всего с утра вы забудете многое из того, что планировали сделать. Пока вы будете вспоминать и входить в рабочий ритм, зря потеряете время.
4. Ставить на день слишком много задач
Понятное дело, что хочется сделать за день сразу все и по максимуму. Однако не забывайте трезво оценивать временные ресурсы. Вряд ли вы за день успеете наворотить сотню дел. Лучше грамотно перераспределить задачи на всю неделю, отбросив те, которые можно убрать или делегировать. И, конечно же, не забывайте оставлять время на отдых. Переработка никого еще до добра не доводила.
5. Ставить расплывчатые задачи
Когда задача четко определена количественно и качественно, то выполнять ее гораздо легче. Если же вместо конкретики какие-то расплывчатые и неопределенные формулировки, то мы пытаемся тянуть время и взяться за такую задачку как можно позже. Иногда вообще ее не делаем.
Как правильно сформулировать задачу? Распишите ее как можно подробнее. Например, вам нужно поработать над сайтом. Но вместо того, чтобы так и написать, лучше укажите более конкретную задачу: написать статьи для сайта, добавить новый баннер, переделать дизайн.
6. Выполнять только текущие задачи с краткосрочным результатом
Есть задачи, которые дают краткосрочный результат, а есть те, что долгосрочный. Например, занятие спортом — это задача, ориентированная на перспективу в виде крепкого здоровья, спортивного и стройного тела. И не стоит этим пренебрегать. Иначе однажды станет просто поздно и придется срочно решать «внезапно» возникшие проблемы.
То же самое касается не только вопросов здоровья, но и семьи. На еще одно «важное и срочное» собрание вы конечно можете сходить. Но если вы не успеваете из-за этого пойти со своим ребенком в зоопарк или в кино, то разве оно стоит того? Что страшного произойдет, если вы разок пропустите?
Составляя список задач, не забывайте о тех делах, что важны лично для вас и что принесет долгосрочный результат.
7. Мешать все в одну кучу
Список задач лучше всего по максимуму структурировать: не смешивать мелочевку с трудными задачками. Отделяйте те дела, которые требуют минутного внимания типа телефонных звонков, от тех, которые требуют от вас много сил, времени и концентрации. Можно поделить задачи на рабочие и личные, длительные и быстрые. Это поможет вам успеть и на работе, и дома.
8. Недооценивать затрачиваемое время на задачи
Всегда ли вы правильно оцениваете время, которое потребуется на решение задачи? Когда мы не знаем, сколько часов или дней нам нужно, чтобы сделать какое-то дело, трудно быть эффективным и успевать все.
Попробуйте посчитать, сколько времени вам требуется на определенную задачу. И если не уверены, что успеете сделать, берите с небольшим запасом.
9. Не учитывать форс-мажоры
Жить строго по плану как ни крути невозможно. Всегда случается что-то такое, чего вы никак не ожидали. Поэтому, ваш график должен быть хотя бы немного гибким.
Оставляйте в графике свободное время на случай форс-мажоров. Так вы не будете паниковать, что день забит под завязку и некуда впихнуть срочное дело. и находиться в постоянном стрессе.
10. Расстраиваться из-за невыполненных дел
Если день пошел наперекосяк или вы не успели сделать все, что запланировали — это не стоит того, чтобы расстраиваться.
Да, случается такое, что мы выпадаем из рабочего ритма. Переоцениваем свои возможности. Но это же не вопрос жизни и смерти. Это список задач. Наверстаете.
P.s. А вы знали, что по книге «100 способов изменить жизнь» есть инфографика-плакат, который поможет вам идти к мечте уверенными шагами? Его можно скачать или получить в качестве подарка вместе с книгами. Заглядывайте сюда, у нас еще много полезностей.
Источник обложки.
