До моего прихода в МИФе был только один менеджер проектов. Я стала вторым. За 3 года вместо 2 человек нас стало много. И появилось много наблюдений, где чаще всего проектные менеджеры ошибаются. Сегодня расскажу про первое «Возьму в работу все-все проекты». Если тема окажется интересной — продолжу цикл статей.
«Возьму в работу все-все проекты» — это самая популярная ошибка, особенно у молодых проектных менеджеров. Человек приходит в компанию, ему дают задачи. И он их берет, берет, берет… Такой супермен, молодец, грех жаловаться. Разгружает своего руководителя, помогает коллегам, несет ценность компании. Вы скажете, а что здесь плохого?
Со своего опыта могу сказать, что чем меньше проектов в работе, тем быстрее они попадают на рынок, а значит быстрее приносят пользу компании. В технологии управления проектами Канбан это называется «сокращать время поставки на рынок (time to market)». Подробнее о технологии можно прочитать в книге «Канбан».
Сегодня хочу рассказать о проблемах, которые возникают из-за того, что проектный менеджер берет много проектов в работу и попробую поделиться опытом, как их решать.
1.Потеря задач
Наш мозг не резиновый, поэтому все в нем поместить невозможно. Представьте, что наш мозг — это браузер с вкладками.
Чем больше вкладок — тем больше браузер и компьютер начинает тупить. Источник.
А если одна вкладка — это одна задача или проект. Когда ты открываешь слишком много вкладок, то: 1) не видишь какие вообще у тебя задачи, 2) начинаешь в них теряться, 3) теряешь часть задач из списка.
Круто если ты ведешь список задач в одном месте, потому что чаще всего часть из них в блокноте, часть в документе, часть в файле проектов.
Что делать?
- Под каждый проект заводите отдельный файл проекта, где храните все задачи и статусы по ним. Если у вас с компании есть таск менеджер — пользуйтесь им.
- Заведите себе документ или пользуйтесь сервисами типа Todoist, Wunderlist, Things. В них удобно с телефона заносить все входящие задачи, например во время прогулки или разговора с руководителем. Сначала вносите. А потом раз в день или пару дней — разносите по проектам.
- Когда заносите себе задачу — ставьте напоминание в календаре, чтобы проверить сделали ли или нет. Это особенно актуально, если вы поставили задачу кому-то. Обычно поставил и забыл проверить или напомнить человеку о ней.
2. Поверхностное погружение в проект и отсутствие фокуса
Когда вы набираете много задач, то вам физически не хватает времени погрузиться в них глубоко. Поэтому проекты выглядят как черный ящик. А значит: 1) не можете ими управлять, 2) не видите рисков, 3) не знаете, как ваши изменения влияют на работу других коллег.
Если нету фокуса, то все проекты — это пятна, которыми не можешь управлять. Источник.
При этом каждое переключение — это потеря потока. Когда теряешь поток, нужно время чтобы вернуться обратно. Что такое поток и как в нем работать можно прочитать в одноименной книге «Поток».
Это значит, что если проектов много, то вы теряете много времени на переключение между ними. А значит теряете не только качество, но и скорость.
В итоге проект запускаете некачественным, поздно и без учета важных деталей.
Что делать?
- Не брать много проектов в работу. А как значить, что такое «много-мало»? По моему опыту новичок может делать не более 1-2 проектов одновременно. Опытный — 3-4. Не более.
- Выделяйте время на «подумать». Обычно, если нету забитого времени на «подумать» мы не учитываем много моментов и теряем фокус зрения. Чтобы это время у вас было — забивайте его в календарь дня. Мы в МИФе так делаем. Кое-кто может считать это диким, но на практике это действительно улучшает качество проектов.
Поэтому сокращайте WIP*, как советуют в том же Канбане и запускайте продукты, за которые не стыдно и в срок.
*WIP (Work in progress) — проекты, в данный момент в работе.
