На работе часто приходится обсуждать сложные вопросы и искать общее решение. Совещание для этого — вполне подходящий формат. Если организовать его правильно и провести разговор творчески, оно точно не станет пустой тратой времени. Вот несколько рекомендаций из рабочей тетради «Как стать отличным руководителем».
Шесть шляп мышления
Есть два известных выражения: «Надень свой думательный колпак» и «Одна голова хорошо, а две лучше». Когда нужно рассмотреть проблему с разных ракурсов, почему бы не надеть шесть шляп сразу?
Метод «Шляпы мышления» предложил психолог и писатель Эдвард де Боно. Он считал, что главная проблема мышления — непоследовательность. Мы пытаемся сразу сделать слишком много. Эмоции, информация, логика, надежда и творчество разом валятся на нас. Систему, которую он придумал, можно применять при публичных дебатах или обсуждении наиболее спорных пунктов. Она поможет рассмотреть вопрос с разных сторон.
Как стать отличным руководителем
Как это работает?
Каждая из шести воображаемых шляп окрашена в свой цвет и символизирует природу обсуждения в определенный момент времени.
Белая шляпа символизирует факты. Надевая ее, сосредоточьтесь на данных и фактах, включая информацию, которую надо исследовать или получить, проанализируйте предыдущие тенденции и результаты. Красная шляпа — чувства. С ней вы изучаете проблему, используя интуицию, эмоции, чутье и эстетическое восприятие, полагаетесь на эмпатию, чтобы предсказывать чувства и реакции других. Черная шляпа — опасения. Настройтесь на оборону, выискивайте риски, проблемы, препятствия, слабые места. Желтая шляпа — преимущества. Думайте позитивно и сосредоточьтесь на выигрышных моментах. Зеленая шляпа — идеи. С ней ищите творческие решения, альтернативные объяснения и новые возможности, используя нестандартные подходы. Синяя — действия (или процесс). В ней стремитесь к обобщению взглядов, подводите итоги.
Де Боно считает черную шляпу самой ценной и самой популярной. — Источник
С помощью «шляп мышления» модератору нужно направить обсуждение в нужную сторону. Он должен засекать время использования каждой «шляпы» и не допускать смешения. Например, так: «Теперь мы переходим к „черной шляпе“ — в течение следующих трех минут я хотел бы услышать все отрицательные аспекты, связанные с обсуждаемым вопросом. Если вы не выскажете их сейчас, у вас не будет другого шанса, потому что мы перейдем к следующей „шляпе“».
Строго соблюдая временные рамки и четко объяснив, что все идеи и предложения необходимо выражать сразу же, а не позже, вы даете своей команде возможность высказаться, пока что-то еще можно изменить (вместо того чтобы потом жаловаться коллегам у кулера с водой).
10 рекомендаций
Вот несколько рекомендаций, которые помогут сделать командное обсуждение комфортным и продуктивным.
1. Если перед вашим совещанием уже проводилось другое, убедитесь, что протокол первого был разослан вовремя (в идеале пока команда еще помнит, что на нем обсуждалось).
2. Заранее отправьте запрос на темы для повестки совещания, чтобы коллеги могли их обдумать. Если возник спорный вопрос, обязательно подчеркните, что он будет рассмотрен на совещании.
3. Составив повестку, как можно точнее подсчитайте время, которое нужно выделить на каждый пункт.
Продумайте мелочи, используйте повестку, постарайтесь сделать встречу комфортной. — Источник
4. Попросите членов команды подтвердить участие и назначьте дату/время/место, чтобы люди могли скорректировать свои планы.
5. Узнайте, хватит ли бюджета на закуски — даже простая коробка печенья многое скажет об отношении руководства к коллективу.
6. Начните совещание вовремя. При необходимости поменяйте местами незначительные пункты, если сотрудник, необходимый для обсуждения одного из них, опаздывает.
7. Используйте «шляпы мышления» или другой подобный инструмент для организации обсуждения спорных пунктов или проблем.
8. Придерживайтесь времени, выделенного на каждый пункт повестки, и всегда оставляйте запас на генерирование решений.
9. Поблагодарите команду за участие и удостоверьтесь, что протокол напечатан, одобрен и разослан для ознакомления в течение двух дней после совещания.
10. Реализуйте выработанные решения и держите команду в курсе.
Метод шести шляп мышления используют компании всего мира. Например, NASA, IBM, DuPont, NTT (Япония), Shell, BP и Federal Express. Присоединяйтесь!
По материалам рабочей тетради «Как стать отличным руководителем» и книги «Как подружиться с головой»
Обложка поста — unsplash.com
