В течение дня офисный работник отвлекается 46 раз, при этом его продуктивность падает на колоссальные 40%. Представьте, насколько больше можно успевать, если уметь справляться с отвлекающими факторами в виде коллег, срочных дел и телефонных звонков.
Стив Макклетчи, автор книги «От срочного к важному», делится простыми и, главное, эффективными способами борьбы с прерываниями.
Разрушительная сила прерываний
В коллективе просто невозможно не отрываться от работы и сосредоточенно решать важные задачи. Обязательно кто-то задаст вопрос, на почту придет десять писем или самое популярное для разговоров место неожиданно окажется рядом с вашим столом. Даже фрилансеры, которые могут избежать офисной атмосферы, регулярно попадаются на крючок: почта и скайп, звонки друзей и доставка еды на дом, дети и питомцы — все это требует внимания.
Иногда просто невозможно хотя бы минуту посидеть в тишине, — источник.
Обидно в конце дня осознавать, что вы не продвинулись ни на шаг и решили ноль своих проблем. Хотя целый день были заняты, ни одной свободной минутки не нашлось. Даже пообедать забыли! Если не научиться избегать отвлечений, в конце концов придется брать работу на выходные или оставаться допоздна — только в это время, когда никого нет, в офисе тихо.
1. Установите время для отвлечений
Допустим, коллега пришел не просто поболтать, а обсудить проект. Но вы сейчас слишком заняты, чтобы разговаривать — особенно если беседа выходит из-под контроля и начинается повторение уже сказанного. Как можно быстрее огласите рамки времени, на которое готовы прерваться.
Пример: «Я собираюсь на совещание через 10 минут» или «Мне через 5 минут надо позвонить клиенту».
2. Задавайте вопросы
При помощи коротких целенаправленных вопросов можно выяснить причину, по которой вас отрывают от дела, и заодно дать понять, что вам некогда. Четко сформулированные вопросы задают деловой тон разговору, и собеседнику становится понятно — у вас нет времени на пустую болтовню.
Пример: «Мне поручили обзвонить партнеров. Ты хочешь обсудить что-то конкретно или можем поговорить позже?» или «Я как раз пытаюсь разгрести дела. Ты на пять минут или поболтаем в перерыв?».
3. Перенесите разговор
Если вы уже поняли, что беседа «не клонится к закату», возьмите инициативу в свои руки. Даже если это касается рабочих вопросов. К примеру, коллега подошел, чтобы обсудить результаты обзвона клиентов, и вы понимаете: это не краткий отчет на 1-2 минуты, а обмен мнениями и идеями. Вам нужно рассказать, как прошли переговоры, и выяснить, почему клиенты захотели/не захотели приобрести продукт, задать интересующие вопросы. В таком случае стоит наметить полноценную встречу на удобное для всех время. И желательно не прямо сейчас, а после того, как закончите сложное задание.
Пример: «Мне надо кое-что закончить за полчаса. Давай я зайду и мы за 15 минут все обсудим?» или «Я был бы рад тебе с этим помочь, но сейчас нужно ответить на письма. Давай обсудим все завтра в 9 утра? Как раз я успею подготовить отчет».
4. Перебивайте сами себя
Иногда не получается сделать ничего, чтобы взять ситуацию под контроль. Кстати, часто это можно понять заранее: коллега расслаблен, говорит неторопливо, не касается важных тем — похоже, у него сегодня мало работы и чертовски много времени. Если всплывают темы погоды, новостей и сплетен, можно вежливо «закруглить» разговор, не обидев человека. Прямо посередине фразы попробуйте перебить сами себя: внезапно остановитесь, скажите, что у вас мало времени, и вернитесь к своим делам.
Пример: «Да уж, середина декабря, а только вчера был май. Кстати, мы тоже с семьей ездили на отдых… Ох! Прости, отчет, над которым работаю, нужно сдать уже через час. Мне нужно к нему вернуться. Было здорово с тобой поболтать. Продолжим завтра?».
5. Спрашивайте про дедлайн
Не всегда коллеги приходят от «нечего делать». На самом деле большинство прерываний происходит по рабочим причинам. Как правило, это либо задание («Пришли сроки по проекту Анны»), либо встреча («Можешь прийти на совещание в 12:00?»), либо обмен информацией («Обсудим отчет»). Если время, когда это должно быть сделано, не объявлено, уточняйте — важно знать дедлайн, чтобы вписать дело в свое расписание.
Когда задача простая, следуйте «минутному правилу»: если требуется пара минут, не вносите ее в ежедневник — сделайте сразу. Зачем откладывать и множить дела? Лучше быстро разобраться и двигаться дальше. А если проект масштабный, бросать работу и переходить к нему будет, скорее всего, бессмысленно — все равно не успеете. И в итоге не закончите текущие дела и пропустите новые сроки. Выясняйте временные рамки и, исходя из этого, расставляйте приоритеты.
Пример: «Уточни, пожалуйста, самое позднее время, когда задача должна быть решена».
Ну и последнее: если в офисе слишком шумно, стоит подумать о смене места работы. Атмосфера, не дающая сосредоточиться, очень скоро начинает тяготить, вызывает раздражение и приводит к стрессу — невозможно все время жить в напряжении, с чувством «я ни-че-го не успеваю».
А как обстоят дела с вашей работой? Удается ли сосредоточиться и сделать все, что нужно? Поделитесь своими историями в комментариях.
По материалам книги «От срочного к важному»
Фото обложки поста: dykai.eu
