В книжном клубе МИФа прошла встреча на тему продуктивности, где шеф-редактор Ренат Шагабутдинов поделился с коллегами, что помогает повысить эффективность, быстрее принимать решения и лучше выполнять рабочие задачи. Попросили Рената поделиться советами с читателями.
— Ренат, на встрече книжного клуба мы обсуждали, что в работе можно как использовать лайфхаки, так и следовать принципам. Что из этого важнее и почему?
Думаю, принципы важнее конкретных инструментов. Люди очень разные, у каждого свои жизненные обстоятельства. У кого-то семья, у кого-то сразу несколько больших проектов. У каждого свои возможности, таланты и предпочтения. И поэтому нельзя рекомендовать один инструмент или универсальный совет для всех.
Однако принципы — это то, что работает для подавляющего большинства людей. Они не зависят от личных предпочтений и особенностей. Например, если мы не запишем в ежедневник или в телефон пришедшую в голову идею, то, скорее всего, забудем о ней. Конечно, может существовать один человек из сотен тысяч с феноменальной памятью, но все же практически для всех этот принцип работает так: если мы хотим зафиксировать цитату, идею или мысль — нужно записывать их сразу, как прочитали или придумали. А вот куда вы будете фиксировать, на бумагу или в приложение, уже зависит от конкретного человека и его предпочтений.
Ренат Шагабутдинов, шеф-редактор и автор курсов МИФа.
— Что для тебя значит «продуктивность»?
В широком смысле — делать больше за меньшее время. Но если пофилософствовать, мне нравится идея из книги Зонке Аренса «Как делать полезные заметки», которую мы издавали в МИФе. Автор говорит, что система (в контексте речь идет про заметки) должна быть простой, чтобы ее ведение и работа с ней не отбирали умственные ресурсы. И чтобы сложность была на уровне содержания, а не на уровне работы. Это применимо, на мой взгляд, не только к заметкам.
Система работы в целом должна быть простой, чтобы мы могли работать со сложностью на уровне содержания задач: заниматься более сложными и умными вещами, требующими анализа и вдумчивого размышления, при этом меньше тратить времени и ресурсов на рутину, простые операции, а также простые решения. Возвращаясь к предыдущему вопросу, принципы важны именно потому, что они упрощают принятие решений в повседневности.
— Расскажешь подробнее о пяти главных принципах, которые ты применяешь?
Несколько принципов мне кажутся основополагающими. Про них я рассказываю слушателям на лекциях об организации умственного труда, а также будущим писателям и авторами на вебинарах про писательский процесс.
№ 1. Однозадачность. Мы не можем параллельно заниматься всем подряд: если постоянно отвлекаться, это плохо влияет на нашу работу. Поэтому у меня, например, нет уведомлений ни на каких устройствах.
№ 2. Если не очевидно, что да, то очевидно, что нет. Этот принцип сформулирован в книге «Эссенциализм». Он хорошо помогает принимать решения. Например, человек думает, брать новую задачу в работу или нет, заняться тем или иным делом, добавить новую фишку к своему продукту или не добавлять. Если есть сомнения, то лучше отказаться — если мы будем всему говорить «да» в эпоху нашей перегрузки, то нас просто не хватит. В МИФе редакция руководствуется этим принципом при выборе книг.
№ 3. У всего и у всех есть пределы. Лимит того, сколько мы можем взять задач, сколько можем иметь хобби, дел и проектов. Конечно, пределы у всех разные, но они есть. Здесь вспоминается притча про банку с камнями. Большие камни, например семья, спорт и работа, требуют много сил, внимания и времени. Поэтому важно положить их в свою жизненную банку первыми, а не забивать ее всякой пустотой, песком и мелочами. Эта притча о том, что в первую очередь следует уделять внимание главным для тебя сферам и ценностям, а потом уже — второстепенным вещам. И повторюсь, важно понимать, что у каждого есть пределы, поэтому в эту банку слишком много не влезет.
№ 4. Использовать продуктивное время. Существует время, когда нужно заниматься более сложными задачами. Времени у всех одинаково, но за условный час можно сделать больше или меньше, смотря когда он у нас запланирован, в каком мы состоянии работоспособности в этот интервал. У большинства людей самое продуктивное время — утро. Поэтому, как правило, за один утренний час можно сделать очень много по сложной задаче, но почти ничего не успеть за то же время вечером, когда мы уже устали.
№ 5. Фиксировать. Этот принцип упоминался выше: фиксировать все, что можно. Например, я читаю бумажные книги с закладками и маркерами, а все выделенное потом прорабатываю и переношу в заметки, потому что знаю, что иначе через некоторое время уже многое не вспомнится из прочитанного. И будет очень обидно. А если зафиксировать, то все пойдет в работу и будет использовано позже.
— «Ручные» задачи отнимают много времени. Например, сортировка почты или работа в Excel. Как упростить эти процессы? Поделишься парой простых советов?
Думаю, можно выделить здесь общий принцип. Есть некая кривая обучения, когда мы вкладываем несколько недель или даже месяцев в освоение нового навыка, чтобы он экономил нам время в будущем. Хороший пример — это слепая печать, которая поможет с текстами. Несколько недель мы практикуемся на тренажере, чтобы, освоив навык, экономить свое время при работе с текстами. Затачиваем пилу, а не пилим без остановки.
То же касается работы с почтой и Excel. В приложениях почты можно настроить разные опции, они зависят от почтовых клиентов. В Gmail есть фильтры, например, позволяющие автоматически пересылать письма по их признакам или складывать в отдельную папку. В Outlook тоже можно создавать похожие правила. Там еще есть быстрые блоки, а в Gmail это называется шаблоны. В общем, в разных приложениях настраиваются опции, чтобы быстро вводить типовые фразы и фрагменты письма, какую-то типовую структуру, которая подходит для часто встречающихся ситуаций.
В случае с таблицами Excel нужно смотреть, что занимает больше всего времени, что у вас в работе является рутинной операцией. Если мы понимаем, что при увеличении объема данных мы будем тратить больше времени, значит, мы что-то делаем не так. Например, для 20 строк делаем быстро, для 200 — уже медленно. Вероятно, способ не оптимальный, а есть другой и более быстрый вариант. И тогда надо разбираться с темой, в рамках которой у нас сложности. Благо книг и информации достаточно.
— Для автоматизации процессом надо сесть и разобраться в системе, в том жe Google Workspace. Звучит сложно. Это и правда трудно?
Облачные приложения Google Workspace — это такая экосистема, набор приложений, которые связываются друг с другом. И там довольно много опций и фишек. Не зря в нашем курсе «Гугл драйв» записано 90 уроков, моих и ведущего дизайнера МИФа Ольги Королевой. В них мы рассматриваем все, что приносит пользу в работе. Кажется, что таких фишек и настроек очень много и их невозможно освоить. Но, к счастью, большинство из нас пользуются не всеми приложениями сразу, кто-то больше проводит времени в таблицах, другой человек — в почте, третий — в документах. Поэтому можно сделать упор на вашем основном рабочем инструменте, а для остальных смотреть на наиболее рутинные операции и затраты времени и искать решения в этой теме.
Также отмечу, что большинство редакторов таблиц похожи, будь то Excel, Google Таблицы или отечественные редакторы. Формулы в них работают по схожим принципам, а функции называются, как правило, одинаково. Например, новая функция ПРОСМОТРX (XLOOKUP) или старая легендарная ВПР (VLOOKUP) — везде одинаковые названия и синтаксис. Благодаря этому можно освоить ту экосистему, с которой работаешь в настоящее время, а потом достаточно легко перейти в другую.
— Как Google Workspace помогает в работе сотруднику и компании в целом?
Google Workspace действительно помогает, особенно тем, кто работает на удаленке, находится в разных городах или странах. На индивидуальном уровне — благодаря большому количеству удобных и приятных опций, которые еще и постоянно добавляются. Например, голосовой ввод в Google Документах, когда можно надиктовывать текст даже со знаками препинания. Или многочисленные функции в Google Таблицах, в том числе те, которые в Excel появились только в последние годы, например LAMBDA и функции для обработки массивов.
Большое количество опций в приложениях, которые мы подробно рассматриваем на курсе, прекрасно подходят и для командной работы. Например, когда несколько сотрудников одновременно находятся в документе, можно щелкнуть на аватарку конкретного человека и попасть в ту часть файла, где он находится. Очень полезная опция — прислать ссылку на конкретный слайд презентации, место в документе, ячейку, диапазон или даже фильтр в таблице, о чем не все знают. Можно отмечать в комментариях людей, задавать им вопросы, ставить задачи и даже отвечать на комментарии прямо из почты, вообще не открывая таблицу, презентацию или документ, в котором тебя отметили.
Вот такое огромное количество удобных опций именно для совместной работы, конечно, дает возможность удаленным командам эффективно действовать, несмотря на то, что они не могут встретиться в офисе.
— Как думаешь, в чем секрет продуктивности компаний на удаленке?
Я бы не утверждал, что все удаленные компании суперэффективны. В последние годы в деловых СМИ эта тема поднимается, потому что в период пандемии была почти всеобщая удаленка, потом постепенно кто-то возвращался в офис, а кто-то нет. И кажется, что во многих компаниях сегодня стал работать, скорее, гибридный формат.
Я бы не рекомендовал всем уходить на абсолютную удаленку. В этом формате есть свои особенности. В первую очередь важно смотреть и контролировать результаты, а не процессы. Процессы очень важны, конечно, их нужно настраивать. Но если мы говорим про контроль работы конкретного сотрудника, то важно смотреть на его результаты, а не на сам факт пребывания на рабочем месте. Если результаты есть, то становится менее важно, как человек достигает своих целей, в какое время работает, когда делает обеденный перерыв. Если же он находится на рабочем месте с 9 до 18, а результатов нет — это неэффективно. Если же он выполняет все задачи, при этом сохраняя гибкость в плане рабочего дня, то зачем контролировать его присутствие на работе?
— Как МИФу удается оставаться эффективным при удаленном формате?
МИФ работает на удаленке с момента основания. Компания именно в этом формате росла и развивалась, сотрудники никогда не работали в офисе. Мне кажется, что в нашем случае ключ к эффективности — в высокой ответственности каждого перед читателями и коллегами, некой осознанности и инициативности. Это значит, что если что-то не получается, мы спросим; если хотим что-то предложить, то предложим. И каждый сотрудник на своем месте чувствует ответственность за свое дело и за общее.
— Какие книги рекомендуешь почитать на тему продуктивности? Как личной, так и командной.
Точно рекомендую книги Максима Дорофеева. Можно начать сразу с обновленного издания «Путь джедая». На мой взгляд, очень недооцененными остались книги «Простые правила» и «На пике». Как раз сила простоты — то, что помогает нам принимать решения и меньше тратить времени и умственных ресурсов на рутину. Поэтому можно начать с этих книг. Конечно, из классики рекомендую «Тайм-драйв».
Если говорить об авторах, которые выпускаются в других издательствах, на мой взгляд, это Александр Фридман. У него есть книги про менеджмент и про хронофаги — пожирателей времени. Для корпоративного уровня и управленцев будет полезно.
P.S. Хотите повысить рабочий КПД и не тратить время на рутину? Приходите на курсы «Магия Excel», «Гугл драйв», «Google Таблицы: основы». Промокод blog даст скидку 30%.
