Многие воспринимают этикет как нечто архаичное, полагая, что за ним стоят надуманные правила и церемонии, которые только усложняют жизнь, — мы же и так знаем, что не надо вытирать руки о скатерть. Но, увы, элементарных знаний недостаточно — особенно для людей, которые строят карьеру, планируют продвигать себя и свой бизнес. Перед вами 10 правил делового этикета.
1. Приветствие: кто здоровается первым?
Если в современном светском этикете вопросы пола важнее субординации, то в бизнес-этикете все наоборот: здесь общение ведется между профессионалами, а не между мужчинами и женщинами. Первым здоровается тот, кто ниже по служебному положению — например, немолодая женщина-бухгалтер должна первой поприветствовать молодого начальника-мужчину.
Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил. Казалось бы, все просто и логично, но этикет — дело тонкое и подчас непростое.
2. Правильное рукопожатие
Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Совет от Игоря Манна: «Очень важно уметь пожать руку правильно: в меру недолго (один-два взмаха); в меру некрепко; если хотите продемонстрировать превосходство — держите свою ладонь при рукопожатии сверху; показать уважение к собеседнику (например, к даме) — ваша ладонь должна быть под ладонью собеседника. И, по умолчанию, ладонь должна быть сухой и чистой».
Во время рукопожатия не курят. Нужно выбросить сигарету, потом пожать руку. Если такой возможности нет, извинитесь за то, что вы с сигаретой. Никогда не протягивайте левую руку для рукопожатия. Даже если вы левша, пользуйтесь правой рукой. В туалетной комнате руку не пожимают.
3. Будьте готовы к small talk
Деловое общение часто предполагает элементы неформальной беседы. Умение вести так называемый small talk (легкую непринужденную беседу на отвлеченную, но увлекательную тему) — весьма полезный навык.
Удачные темы для беседы: спорт, автомобили (для мужчин), дети (для женщин), хобби, изысканная кухня и домашние животные, искусство и литература, интересные события и научные открытия, путешествия и достопримечательности, местные пейзажи, природа и погода, достопримечательности.
Запретные темы для беседы: Болезни, проблемы, конфликты, доходы, дороговизна, долги, политика и религия, личная жизнь собеседников или других людей, возраст, должность и национальная принадлежность, «больная тема» собеседника.
4. Как представиться?
Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению — старшему . Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, — во время беседы чаще называйте его по имени.
Случается, конечно, что новые имена вылетают из памяти. Самое разумное в такой ситуации — честно признаться в своей забывчивости и, не теряя чувства такта и чувства юмора, попросить собеседника напомнить его имя.
5. Этикет при прощании
Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приема раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам.
6. «Переговорный» этикет
Следует тщательно готовить и протокольную и содержательную части. Приглашать партнеров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться — это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации.
Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чье присутствие действительно необходимо. Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашенная имеет право как принять, так и отвергнуть его.
7. Как встретить иностранных гостей?
Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трех человек. Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей). Когда провожаете делегацию до гостиницы, расстаньтесь с гостями не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.
Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) — если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги.
8. Умение слушать собеседника
Бернард Барух, американский бизнесмен и государственныйдеятель, говорил: «Те успешные люди, с которыми я знаком, больше слушают, чем говорят». Дейл Карнеги пошел еще дальше, утверждая, что «Секрет влияния на людей не в умении говорить, а в умении быть хорошим слушателем».
Совет от Игоря Манна: «Помните, что у разных людей разный темп речи. Женщины, как правило, говорят быстрее (есть даже такая шутка: «Женщины говорят в два раза быстрее, чем мужчины слушают»). Подстраивайтесь в разговоре под темп речи собеседника — так и вы произведете более благоприятное впечатление».
9. Телефонная вежливость
Даже если у вас плохое настроение, не давайте этого понять, улыбнитесь, и тон голоса приобретет жизнерадостную окраску. Не забывайте о трех китах делового телефонного разговора — лаконичность, четкость, ясность. Не забывайте представиться, назвав свое имя и фамилию. Затем сообщите цель звонка. Невежливо ждать более 6 гудков — лучше положить трубку после пятого звонка. Заканчивает разговор тот, кто его начал.
Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка — если вы берете трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться.
10. Дресс-код делового человека
Руководитель должен быть примером для работников. Он вправе требовать от них соблюдения дресс-кода. Строго и элегантно одетые сотрудники — всегда плюс для репутации компании. Ваш образ должен создавать впечатление естественной ухоженности с едва допустимым налетом небрежности, изысканной самой по себе.
У делового человека должно быть не менее двух-трех костюмов. Рубашка должна хорошо сидеть на вас и иметь качественные манжеты и воротник. Брюки должны доходить до каблука ботинок, когда вы стоите, а впереди образовывать одну мягкую складку над подъемом ноги. Бизнесмен может носить только одно кольцо — обручальное. Стоимость часов не должна превышать двух (максимум трех) месячных окладов.
И помните:
По материалам книги «Хорошие манеры и деловой этикет»
