Не правда ли, было бы просто чудесно завершать все рабочие дела в пять вечера, оглядываясь на прошедший день с чувством глубокого удовлетворения?
К сожалению, многие из нас о таком только мечтают. На работе нам часто приходится разрываться на несколько фронтов. Мы не можем выпустить из рук телефон, бегаем с одного совещания на другое, отвечаем на письма. Наше время бесконечно крадут чьи-то требования, невыполнимые задачи, ненужные мероприятия.
Почти весь день мы крутимся словно белка в колесе, а ближе к вечеру, наконец, беремся за настоящую работу (и, конечно, ничего не успеваем). Если ваши будни проходят именно так, то вот что вас ждет в итоге: стресс, рассеянность, спад продуктивности, неспособность ясно мыслить, ухудшение результатов, невозможность уложиться в срок.
Пора остановить эту безумную круговерть! Нужно вернуть себе власть над собственным временем, трудом и вниманием.
Внимание самому важному
Выбирайте самое нужное
Представьте себе, что готовитесь к путешествию. Вы стоите около машины и смотрите в распахнутый багажник. Вокруг вас — сумки с едой, чемоданы, клюшки для гольфа, удочки, складной шезлонг, ласты. А багажник, конечно же, не резиновый. Что вы возьмете в первую очередь?
Люди делятся на несколько типов. Например, деятели — это очень занятые люди. Они не любят терять время. Деятель просто хватает то, что стоит ближе всего, и забрасывает в багажник. То, что не влезло, останется дома. Возможно, он приедет на пляж с клюшками для гольфа и без шезлонга, главное — что он добрался до пляжа, верно?
Другой тип — аналитики. Для них складывать вещи — все равно что играть в «Тетрис». Аналитик отойдет на шаг в сторону, критически оглядит багажник, оценит его объем, потом то же самое проделает с вещами: оценит размер багажа, а потом для верности поглядит снова. Можно ли уложить все красиво и аккуратно? Когда большинство из нас уже проедут полдороги, аналитик все еще будет стоять на месте.
Третий тип — прагматики. Они задают себе вопрос: «Что мне больше всего понадобится в поездке?» Именно эти вещи отправляются в багажник первыми. Даже если что-то не поместится — не страшно: ведь прагматик хорошо подумал и оставил дома то, что ему не очень-то и нужно.
Определить то, что важно, и избавиться от остального — правило, которое значительно облегчит вашу жизнь. Источник
Рабочий день похож на такие сборы. Отчаянно занятые деятели пытаются закончить хоть что-нибудь, чтобы вычеркнуть дело из списка. При этом они упускают из виду глобальные цели.
Аналитики быстро впадают в ступор, что и неудивительно. Ведь они противоположность деятелям: не выполняют до конца ни одной задачи, потому что большой объем работы вызывает у них паралич.
Прагматики каждое утро формулируют три главные задачи на день и посвящают им максимум внимания, а уж потом берутся за все остальное.
Кто вы — деятель, аналитик или прагматик? Помните: в сутках всего 1440 минут. Потраченное время не вернешь, поэтому расходовать его надо с пользой.
Придерживайтесь расписания
Один из самых простых, но эффективных способов защиты времени — организация рабочего графика. Это занятие позволяет сосредоточить внимание на стратегически важных целях и задачах.
Несколько приемов помогут вам навести порядок в своем рабочем расписании.
— Каждое утро выделяйте 15 минут на планерку с самим собой. Сформулируйте три задачи, которые обязательно нужно выполнить к концу дня. Это позволит вам сразу сосредоточиться на главном и не распылять внимание на второстепенные дела.
— Оставьте в распорядке место для повседневных дел — планирования, просмотра почты, работы с социальными сетями, личных встреч.
— Попробуйте сгруппировать регулярные задачи по дням недели. Например, каждый понедельник вы встречаетесь с руководством. Со вторника по четверг общаетесь с клиентами, готовите презентации, посещаете отраслевые мероприятия. А по пятницам занимаетесь административными делами.
Грамотное планирование — половина успеха. Источник
— Внесите в планы «день тишины». Хотя бы раз в квартал планируйте тихий день, свободный от встреч и переговоров, чтобы сосредоточиться на самых важных делах.
— Пользуйтесь визуальными подсказками. Отметьте разными цветами поездки, консультации, личные встречи, работу с документами, время для стратегического планирования.
— Обязательно заложите в график время для отдыха и развлечений. Не нарушайте обещаний, данных себе!
Охраняйте свое время
Залог успеха в том, чтобы направить энергию на приоритетные задачи — те, что шаг за шагом приближают к достижению главных целей. Как же это сделать? Почаще говорить нет!
По словам Уоррена Баффетта, «очень успешные люди отличаются от просто успешных тем, что почти на все отвечают отказом». Определите, чему в вашей жизни нужно сказать нет, — и получите возможность сказать да по-настоящему важным вещам.
Знаете ли вы, что можно отказаться от участия в планерках и собраниях? Да-да. Некоторые из них можно пропустить. Конечно, бывают встречи, где ваше присутствие обязательно, но их гораздо меньше, чем кажется. Получив приглашение, определите, действительно ли вам необходимо туда идти:
— Попросите прислать вам повестку дня, чтобы понять, имеет ли она отношение к вам. Если ее нет, что говорит о плохой подготовке, отклоните приглашение.
— Ознакомьтесь с повесткой дня и выясните, нужно ли вам отсидеть на встрече до конца или достаточно присутствовать во время обсуждения тех пунктов, которые непосредственно связаны с вашей работой.
— Обдумайте, поможет ли ваше присутствие достичь целей мероприятия. Если вы решили, что от вашего участия ничего не зависит, не робейте и откажитесь идти.
Охраняйте и берегите те минуты и часы, что у вас есть. Источник
Порой бывает трудно отвечать отказом, даже если мы знаем, что согласие приведет к ненужной трате времени. Нам хочется помочь, проявить солидарность; хочется похвалы и благодарности; возможно, некоторые из нас просто любители взвалить на себя побольше обязательств.
На самом деле слово нет, сказанное в ответ на просьбу помочь в чужом проекте или посетить неинтересное мероприятие, не делает вас черствым человеком, плохим другом или коллегой. Оно говорит о том, что вы помните о своих приоритетах.
- «Спасибо, что выбрали меня для участия в интересном проекте. Я с удовольствием присоединюсь к команде. Какие из текущих задач мне лучше оставить, чтобы подключиться к работе?»
- «Благодарю за приглашение. К сожалению, я не имею возможности его принять».
- «Благодарю за приглашение, но на это время у меня запланирована встреча».
- «Спасибо, что пригласили поработать в комиссии. Сейчас я занят другим проектом, освобожусь через две недели. Могу я связаться с вами позже?»
Вот и все! Не нужно ничего усложнять. Не извиняйтесь и не вдавайтесь в чересчур длинные объяснения. Поблагодарите и откажитесь — вежливо, но твердо.
Организуйте работу с электронной почтой
По данным компании McKinsey, в среднем 28 процентов офисного времени тратится на просмотр электронной почты. Больше четверти каждого рабочего дня! Странно, что мы вообще успеваем сделать хоть что-то.
Другие исследования показывают: 26 процентов сотрудников считают электронную почту первым в ряду отвлекающих факторов. Воспользуйтесь этими приемами, чтобы оградить себя от посягательств на время и внимание.
1. Ограничьте работу с почтовым ящиком тремя подходами в день. Выделяйте на проверку почты не более 15 минут за один раз (установите таймер на смартфоне и постарайтесь написать за это время как можно больше ответов).
Ограничив работу с почтовым ящиком тремя подходами, вы снизите уровень стресса и увеличите при этом эффективность труда. Источник
2. Создайте шаблоны и используйте их, чтобы быстро и исчерпывающе ответить на часто задаваемые вопросы и регулярные послания.
3. Используйте специальные приложения и настройки. Разработчики предлагают нам множество полезных инструментов для сортировки электронной почты. Вы можете:
— Отфильтровать ненужное. Некоторые приложения отпишут вас от нежелательных рассылок, занимающих лишнее место в ящике.
— Заблокировать оповещения. Воспользуйтесь службой блокировки обновлений в социальных сетях и почтовых ящиках. Это нечто вроде виртуальной таблички «Не беспокоить!». Такой способ идеально подходит, если вам нужно полностью избавиться от раздражителей.
— Воспользоваться автоматической подсказкой. Многие почтовые программы «запоминают» часто употребляемые фразы, слова и словосочетания и угадывают их по первым буквам.
— На время отпуска или командировки создать автоматическое оповещение о том, что вы недоступны.
Наведите порядок
Если вы сидите за рабочим столом, поднимите голову и оглядитесь вокруг. Что вы видите? Горы документов? Завалы? Целый ящик проектов, в которых надо принять участие; инструкций, которые нужно изучить; запросов, на которые необходимо ответить? А что у вас на мониторе? Папка «Входящие» с непросмотренными сообщениями?
Физическое окружение, обстановка тоже влияют на способность добиваться результатов. В хаосе очень сложно сосредоточиться и определить приоритеты. Так что потратьте немного времени на то, чтобы навести порядок на своем рабочем месте.
Откажитесь от многозадачности
Несколько десятилетий нам внушали, что многозадачность повышает эффективность и производительность труда. Но в этом нет ни капли правды.
Благодаря нейрофизиологам теперь мы знаем, что мозг не способен выполнять несколько задач параллельно — например, разговаривать и писать текстовое сообщение. Он просто переключается с одного дела на другое.
Иными словами, каждый раз мозгу приходится резко прерываться, а затем начинать работу заново. По некоторым подсчетам, из-за таких метаний продуктивность падает почти наполовину. Деля внимание между сотней объектов, мы дробим его на фрагменты и в результате ни на чем не сосредоточиваемся по-настоящему.
Хватит метаться между мониторами, бумагами, телефонами и длинными списками дел! Маниакальный режим нужно заменить здоровым, однозадачным, от начала и до самого конца фокусируя внимание на важном разговоре, обсуждении, проекте.
Берегите себя от перегрузки, перенапряжения и переутомления
Слишком многие люди живут в лихорадочном темпе, засиживаются за работой до глубокой ночи или встают ни свет ни заря, безуспешно пытаясь переделать все дела. Подобным образом очень легко заполучить синдром трех «пере» — перегрузка, нервное перенапряжение и переутомление.
Все это плохо влияет на умственные способности, производительность труда, настроение и приводит к серьезным заболеваниям, сокращающим продолжительность жизни.
Чем дольше вы работаете, тем ниже производительность труда, а чем она ниже, тем дольше приходится работать. Это порочный круг. Источник
Хронические стресс и усталость не позволяют сосредоточиться и занимают немало «оперативной памяти» мозга, мешая ему обрабатывать информацию. Наши результаты становятся все хуже, что лишь усугубляет напряжение и перегрузку.
Так жить нельзя. У вас обязательно должно быть время на полноценный отдых, любимые занятия и общение с близкими.
Дозируйте использование гаджетов и присутствие в социальных сетях
Цифровая техника — удивительный инструмент, который при разумном использовании помогает достичь большего в более короткие сроки.
К несчастью, мы еще не научились справляться с лавиной данных и не разобрались в том, как применять современные технологии, не теряя трудоспособности. Поэтому интернет пожирает наше время.
Попробуйте честно ответить на вопрос: сколько вашего внимания поглощают социальные сети, блоги и разнообразные приложения? При таком количестве соблазнов сохранять продуктивность очень трудно.
Подумайте, какой была бы жизнь, если бы вы уделяли важным делам хотя бы половину того времени, что получают гаджеты. Источник
Защитить волю и внимание помогут эти приемы:
— По мере возможности сделайте переадресацию с мобильного номера на рабочий. Пусть в офисные часы у вас звонит только один телефон.
— Установите приложение для отслеживания того, сколько времени вы проводите с телефоном в руках, и приготовьтесь к неприятному сюрпризу.
— Отключите все уведомления и напоминания, чтобы не отвлекаться в ходе рабочего дня.
— Используйте функцию «Не беспокоить» или переводите телефон в режим полета, чтобы выполнить текущие задачи.
— При работе над важным проектом прячьте телефон в ящик письменного стола.
— Удалите с телефона все ненужные приложения, чтобы не тратить время (и оперативную память) на их проверку и обновление.
— Используйте специальные приложения и инструменты для блокировки развлекательных ресурсов.
— Каждый день устраивайте себе краткую экскурсию в социальные сети. Приучитесь отводить на это ограниченное количество времени. Например, по утрам можно тратить 15 минут на просмотр публикаций, лайки, ретвиты, комментарии, репосты в разных сетях. Этого времени хватит и на то, чтобы заодно выпить чашку кофе.
— Занимаясь важным делом, используйте только одно устройство для выхода в социальные сети. Пусть компьютер служит вам для работы, а телефон или планшет — для просмотра новостей и обновлений.
Используйте современные технологии во благо (для повышения продуктивности), а не во зло (ради пустой траты времени). Здесь очень важны умеренность, вдумчивость и самодисциплина.
По материалам книги «Внимание самому важному»
Обложка поста отсюда
