Наступила самая горячая пора — нужно успеть сделать сотни дел до того, как часы пробьют двенадцать. Выбрали эффективные приёмы, которые помогут вам выполнить всё запланированное, и со спокойной душой встретить Новый год.
Записывайте все задачи
Еще в 1927 году наша соотечественница Блюма Зейгарник опубликовала работу, в которой показала, что незавершенные задачи лучше запоминаются. Годом позже еще одна россиянка, Мария Овсянкина, продемонстрировала в своей работе, что незавершенные задачи создают стремление их завершить. Опираясь на эти труды, можно предположить, что, пока дело не доделано, оно будет жить где‐то в недрах нашего сознания, вызывать беспокойство и потреблять мыслетопливо.
Именно поэтому очень важно сразу же записывать все идеи и возможные задачи. Их можно записывать в отдельный блокнот или в приложение в вашем смартфоне.
Пересматривайте список задач каждый день
Правильная формулировка — необходимое (но не достаточное) условие минимизации повторных мыслей, в дополнение к этой практике нам надо еще научиться доверять тому «хранилищу», куда мы записываем правильно сформулированные задачи.
А для этого нужно регулярно убеждаться в том, что список задач:
а) не утратил своей актуальности
б) содержит все, что нужно сделать
Поэтому пересматривайте его, отмечайте выполненные задачи и постоянно дополняйте новыми. Так вы ничего не упустите. Включайте в него задачи для обезьянки и рационального человека.
Научитесь использовать малые промежутки времени
Надо признать, что скорость жизни за последние несколько лет изменилась, и у каждого из нас есть множество задач, которые мы делаем «одновременно». Занимаясь большими и глобальными проектами, надо понимать, что такой проект будет пребывать в недоделанном виде очень долго и все это время нам надо будет как-то жить. Нам придется продуктивно трудиться, размышлять, вдумчиво подходить к различным возникающим моментам, в то время как проекты всей нашей жизни будут еще далеки от завершения.
Если небольшой промежуток времени будет полностью осмысленным — это станет весомым вкладом в приближение к вашим целям.
Откажитесь от мультизадачности
Миф о том, что человеческий мозг способен одинаково хорошо контролировать несколько задач сразу, уже давно развеян. Не занимайтесь несколькими задачами одновременно и не перепрыгивайте с одного вида деятельности на другой. Погрузитесь в выполнение любимого (или не очень любимого, но очень важного) дела и полностью сконцентрируйтесь на нем.
Проанализируйте свои биоритмы
Проведите анализ, в какое время вы наиболее продуктивны. Для этого нужно в течение недели-двух вставать пораньше, пробовать работать ночью, рано утром, днем и анализировать происходящее, вести дневник. Желательно на этот период отказаться от сладкого, кофеина, других стимуляторов.
Обычно у большинства людей спад активности происходит днем после обеда. Это отличное время для короткого сна. Пики продуктивности чаще всего приходятся на утро и вечер.
Не проверяйте в самое продуктивное время электронную почту. Оставьте его для ключевых задач, требующих концентрации, энергичности, осознанности. Наименее продуктивное время оставьте для простых дел — это могут быть не самые важные задачи, которые вы постоянно откладываете, рутинные составляющие больших и важных задач и проектов, спортивные тренировки, изучение легкой, но полезной бизнес-литературы, отдых.
Не планируйте встречи «впритык»
Обязательно оставляйте значительный запас между встречами, никогда не планируйте их впритык — даже если они проходят в одном помещении или неподалеку. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу (если встречи и дела разнесены в пространстве), сборы и так далее.
К сожалению, нам свойственно упускать эти нюансы при планировании, мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время. При неправильном подходе любая задержка приводит к смещению всего расписания. А если после каждой встречи есть запас времени, появляется гибкость. Если все прошло вовремя, спокойно готовьтесь к следующему делу или выполняйте гибкие задачи. Если задержитесь, не придется беспокоиться и опаздывать на следующую встречу.
Создавайте условия
Кто-то не любит писать письма, кто-то — заполнять документы для налоговой и других инстанций, кому-то тяжело сесть за отчет. В чем дело? Если покопаться в себе, окажется, что нет подходящих условий, чтобы взять и сделать дело. Чтобы заполнить документы в налоговую, надо найти номер ИНН, разыскать само заявление и образец заполнения, а тут как назло куда-то подевались все ручки. О какой продуктивности речь?
Проанализируйте свои дела дома и на работе, к которым вам тяжело подступиться, и сделайте так, чтобы эти задачи стали приятнее.
Найдите креативное пространство
Если вам срочно нужно придумать какую-нибудь сногсшибательную идею, а муза застряла где-то в дороге, можно исправить положение. Вместо того чтобы думать в привычной обстановке, найдите другое подходящее место. Оно может быть многолюдным или, наоборот, тихим. Пусть это будет парк, ближайшая блинная или укромное место на лавочке возле офиса. Перемена обстановки даст вам передохнуть и выдать вау-идею или решение проблемы. И да: не берите с собой телефон.
Добивайтесь целей по одной
Перед нами всегда одновременно стоит множество задач. Мы пишем электронные письма коллегам и друзьям, одновременно просматривая информационные порталы, участвуя в чатах в режиме онлайн и разговаривая по телефону. Решение многих задач одновременно иногда полезно — например, укладка постиранных вещей и просмотр телепрограмм, — но занятие любым делом, требующим сосредоточенности, особенно в условиях ограничения времени, требует, чтобы мы отдавали все наше внимание конкретной задаче.
Классифицируйте звонки знакомых по степени их важности
Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то существенное. Особенно когда вы работаете над сложным проектом. Воспитывайте в себе привычку договариваться о важных звонках.
Избегайте пустой болтовни
Когда вы станете в беседах уделять меньше времени мелким и больше серьезным темам, повысится ваша удовлетворенность жизнью и улучшатся отношения с окружающими. Забудьте пустые разговоры и старайтесь беседовать на серьезные темы. Наверняка в вашем окружении есть люди, которые любят серьезные разговоры и которым нравится делиться с вами своими мыслями и мнениями по самым разным вопросам. Выберите на неделе время для бесед с ними.
Правильно определяйте свои намерения
Исследования профессора Гарвардской школы медицины Альваро Паскальлеона показывают: когда мы только намереваемся сделать что-то, наш мозг уже начинает работать. В эксперименте принимали участие две группы испытуемых. Перед первой была поставлена задача разучить несложную мелодию для фортепиано и упражняться в ее исполнении по два часа ежедневно в течение пяти дней; вторую попросили подумать о том, чтобы заняться этими упражнениями. Данные обследований позволили сделать вывод, что у членов обеих групп возникли практически одинаковые явления в тех частях лобной доли мозга, которые отвечают за моторику. Открытие Паскальлеона доказывает, что сама мысль о каком-то действии может оказывать на наш мозг такое же влияние, как и само действие.
Не увлекайтесь дедлайнами
Проставлять дедлайн у каждой задачи — это, конечно, хорошо. Но проставлять даты для каждого кусочка работы чревато нервным истощением. Только представьте, если ваш план будет пестреть дедлайнами каждые два-три дня. «А-а-а, я ничего не успеваю! Опаздываю! Караул!» — вот какие мысли могут «поселиться» в вашей голое.
Это, с одной стороны, дисциплинирует, с другой — может создать дополнительный стресс. Насколько часто нужно напоминать себе, что работа горит и очередной срок заканчивается, каждый должен определить сам.
Следите за своим сном
Сон существенно влияет на настроение, стрессоустойчивость и общее ощущение удовлетворенности жизнью, поддерживая гормональный баланс в организме. Когда мы недосыпаем, снижается уровень серотонина (гормона счастья) и мелатонина (гормона, регулирующего правильность цикла бодрствование—сон), а уровень кортизола (гормон стресса) повышается, что может привести к таким расстройствам, как раздражительность, депрессия, резкие перемены настроения и т. п.
Если человек хронически недосыпает, у него развиваются долговременные симптомы нездоровья. Это может привести к высокому артериальному давлению, инфаркту, сердечной недостаточности, инсульту, психиатрическим проблемам, включая депрессию, синдром дефицита внимания (СДВ) и снижение активности мозга.
Одним словом, здоровый сон творит чудеса для вашего здоровья и помогает нам быстро справиться со всеми задачами.
Расправляйтесь с маленькими делами сразу
Когда вы получаете очередную задачу, быстро оценивайте: если она займет не больше 2 минут, делайте сразу. Если больше — надо действовать по-другому. Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете.
Пользуйтесь таймером
Перед тем как взяться за очередную задачу, заведите таймер. Как только время вышло — проанализируйте результаты и решите, стоит ли текущая задача дополнительного времени или пора переходить к следующему делу.
Научитесь говорить «нет»
Неспособность сказать «нет» способна загнать вас в положение вечно перегруженного и переутомленного человека. Поэтому очень важно научиться вежливо отказывать людям в их просьбах.
Для того чтобы вежливо отказать, надо произнести приблизительно следующее: «я с радостью исполнил бы вашу просьбу, если б у меня было время, но, к сожалению, ситуация складывается так, что я не смогу сделать работу достаточно качественно и быстро». И всё. Ваш собеседник понял, что вы не готовы потратить своё время на его заботы и будет сам решать, как поступить в этой ситуации. Вы же освободили себя от бремени выполнять работу, за которую вы не должны и вам не хочется браться.
Помните, если вы будете все время говорить «да», то очень скоро переутомитесь и выгорите дотла, перестанете приносить пользу компании, семье и самому себе.
Будьте терпеливы
Для нетерпеливых людей ожидание и трата времени невыносимы. Чтобы облегчить свои муки, они пытаются сэкономить время и разгоняются, но спешка приводит к росту количества ошибок, потому что мозг способен работать либо быстрее, либо точнее, и потом приходится возвращаться, исправлять сделанное и тратить из-за этого в два раза больше времени и сил. А вам ведь этого не хочется, верно?
Критически важный элемент успеха — делать все вовремя. Запланируйте действие слишком поздно, и вы упустите шанс. Запланируйте его слишком рано, и вы выстрелите, когда мишень еще даже не поставили. Нужно правильно выбрать время, а потом подождать. Поэтому не торопите события и приготовьтесь постепенно приближаться к своей цели.
Избегайте перфекционизма
Перфекционизм — это желание и внутреннее ожидание высочайшего уровня исполнения. Тогда почему же плохо стремиться к идеалу? Почему перфекционизм мешает достижению цели?
Во-первых, «идеал» и «высочайший уровень» очень сложно сформулировать и измерить, поэтому цель перфекциониста ускользающая и абстрактная. Для него неприемлемо все, кроме идеального. Если что-то не соответствует критериям, это нужно отвергнуть, заменить или переделать. Однако, в таком случае у работы не будет конца. Всегда можно что-то поправить, изменить и улучшить — и все равно этого будет мало, потому что идеал неизвестен.
Поверьте в себя
Сомнение в себе диктует, что можно сделать, а что нельзя. Оно определяет, насколько масштабные цели вы рассматриваете, как высоко ставите планку, до какой степени осмеливаетесь дойти. Оно строит забор вокруг амбиций и снабжает мозг предупреждениями, что вы очень мало знаете и умеете, не готовы к успеху, подавлены, вам неуютно, а мечты сложно воплотить.
Что делать со своей уверенностью? Язык тела может оказать неожиданное воздействие. Исследования показали, что, например, изменение выражения лица влияет на настроение, потому что воспринимается мозгом как признак внешней или внутренней стимуляции.
Поэтому постарайтесь уверенно говорить, стоять и ходить — и вы почувствуете прилив сил и восхищение окружающих. Ситуация, в которой вы боитесь оказаться, не изменится от того, что вы будете робким или смелым. Так почему же не выбрать смелость?
По материалам книг «Заряжен на 100%», «Джедайские техники», «Номер 1», «Мозг с препятствиями», «Меняем привычки» и «Час тишины».
