Сегодня день рождения у Глеба Архангельского — человека, который знает всё о том, как управлять временем. У себя в блоге Глеб сегодня написал: «Главной задачей на ближайшие 15 лет я вижу следующий логический шаг: «От личного и корпоративного тайм-менеджмента — к общественному и государственному».
Глеб, желаем вам осуществить все, что вы задумали и решать задачи в области разумного управления временем в общественных и государственных масштабах!
А для вас, дорогие читатели, приготовили несколько советов от Глеба о том, как правильно делегировать задачи, из книги «Тайм-драйв», которая входит в ТОП-50 самых популярных книг МИФа:
«Часто встречается следующая ситуация: задача отдается подчиненному полностью. Он ее должен выполнять, он же о ней должен вам напоминать. Рекомендую простой принцип: отдавайте задачу, но не напоминание о ней. Напоминание, в том или ином материальном виде, обязательно должно оставаться у вас на контроле. Вот несколько вариантов такой материализации:
1. Отправляйте задачи по электронной почте. Копии сохраняйте в папках «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный», просматриваемых с соответствующей частотой. При этом полезно освоить десятипальцевую слепую печать, тогда излагать задачи письменно вам будет не труднее, чем устно. Если вы пользуетесь MS Outlook или Lotus Notes, процесс постановки и контроля задач можно сделать еще более удобным, чем при их постановке по электронной почте.
2. Попробуйте фиксировать сложные поручения на цифровой диктофон. Цифровой — потому что запись будет нетрудно отправить подчиненному по e-mail, чтобы перед выполнением задачи он мог прослушать и освежить в памяти все подробности. А вы можете сохранить эту запись в регулярно просматриваемой папке «На контроль». Имя файла будет напоминать вам о данном подчиненному поручении. Сама звукозапись окажется полезной, если при сдаче работы подчиненным у вас с ним возникнут разногласия относительно того, что вы требовали при постановке задачи, а что — нет.
3. Если вы любите бумажные документы — можно использовать карточку поручения (прием еще из советского документооборота). Сделайте бланк со стандартными полями: кто дал поручение, кому, когда, срок исполнения, содержание поручения. Карточка заполняется под копирку. Копии карточек остаются у руководителя и могут упорядочиваться по времени, исполнителям, проектам и т. п. Эту картотеку поручений можно регулярно просматривать и таким образом держать все делегированные задачи под контролем. При использовании Outlook для таких карточек можно настроить готовые формы, содержащие все необходимые вам поля для заполнения.
Все это — техники материализации напоминаний о задачах, которые вы кому-то делегировали. Вспомните: мы уже говорили о важности материализации задач в личной работе. Память человека — инструмент ненадежный, поэтому задачи обязательно должны воплощаться на каком-либо носителе — на бумаге, в электронном документе, e-mail и т. п. Тем важнее принцип материализации в работе с подчиненными и коллегами, когда к ненадежности памяти добавляется возможность споров, конфликта интересов и т. п. Во всех этих случаях материализация задач окажет вам неоценимую услугу«.
По материалам книги «Тайм-драйв»
Фото обложки — rusnovosti.ru
