Вы стоите в душе, только что нанесли на волосы шампунь и вдруг вспоминаете, что забыли позвонить своей сестре по поводу дня рождения мамы. Почему эта мысль пришла вам на ум именно сейчас? Почему не подумали раньше, когда телефон был под рукой? К тому времени, когда вы обсохнете и оденетесь, вашу голову посетят еще полдюжины разных мыслей и сотрут из памяти мысль о звонке. А вернувшись домой частенько расстроитесь, потому что забыли купить молоко. Почему ваш мозг не напомнил вам о молоке, когда вы находились в молочном отделе и брали с полки йогурт?!
Знаете, почему так происходит? Ваш мозг не годится на роль перечня дел. А ваш список задач может затруднять работу, а вовсе не помогать в ее выполнении. Карсон Тейт в книге «Работай легко» рассказывает про четырех-этапную систему составления списков.
Генеральный список задач
Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни первооочередных дел, тем самым перегружая свою память. Что можно сделать в такой ситуации? Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным? Решение проблемы начинается с пересмотра вашего списка дел. Создайте свой генеральный TASK-перечень. Перечень создается в 4 этапа:
- Think (думать),
- Act (действовать),
- Sort (сортировать),
- Keep (хранить).
Цель в данном случае двойная. Во-первых, перестать использовать свой мозг в качестве хранилища информации и уведомителя о ней. И во-вторых, обзавестись инструментом, который позволит вам быстро просматривать то, что необходимо сделать, и выполнять нужную работу.
«Основная задача мозга — придумывать идеи, а не припоминать их». Дэвид Аллен
Этап №1: Think — разберемся со своими мыслями
Вам необходимо очистить «кеш» своей памяти. Подумайте обо всех своих личных и профессиональных задачах. Представьте, как берете и переворачиваете свой мозг вверх дном и вытряхиваете все его содержимое на бумагу, белую доску или в компьютерную программу — в общем-то неважно, на что именно. Цель — вытащить из своей головы все задачи и идеи и перенести их в материальный мир.
Без периодической разгрузки «взрыв мозга» обеспечен. Источник
Не беспокойтесь о порядке, в котором они будут выстраиваться. Личные задачи, профессиональные, общественные, неформальные, краткосрочные, долгосрочные — валите все в кучу в той последовательности, в которой они приходят вам на ум. Примерный перечень дел, который должен послужить «спусковым крючком» процесса разгрузки вашего мозга и помочь извлечь все, что может прятаться в уголках вашей памяти.
- Проекты (незавершенные и которые необходимо запустить)
- Обязательства/обещания, данные другим людям (коллегам, клиентам, знакомым, второй половинке, детям, родителям, друзьям)
- Здоровье, спорт
- Встречи, которые необходимо организовать и/или о которых следует попросить.
- Поручения, которые необходимо выполнить.
- Домашние дела (ремонт, покупка, счета)
- Книги, которые хотите прочитать
- Административные вопросы (почта, социальные сети)
- Делегированные задания
- Исследования
- Предстоящие личные события (особые даты, дни рождения, праздники, отпуск, культурные мероприятия)
Практически невозможно расставлять приоритеты, составлять планы и успешно их выполнять, когда все свои задачи вы держите в голове. Выпустите их во внешний мир — освободите свой мозг, чтобы он мог заниматься тем, что у него получается лучше всего, — продуктивной работой. Это может занять от нескольких минут до нескольких часов. Поэтому сделайте это занятие приятным: налейте себе чашку вкусного чая, включите любимую музыку, используйте любимые блокнот и ручку.
Составлять свой генеральный перечень задач можно в любимом кафе. Источник
По завершении разгрузки мозга вы заметите, что шум в голове начал стихать. Однако то, что вы доверили бумаге или занесли в компьютер, находится в формате, совершенно непригодном для применения на практике. На самом деле то, что у вас сейчас есть, — всего лишь огромное неупорядоченное месиво. Его предстоит привести в вид, удобный для использования в целях повышения вашей продуктивности.
Этап №2: Act — фиксация действий
Ваша цель — превратить каждый пункт перечня, составленного по итогам разгрузки мозга, в конкретное действие или череду конкретных действий. Иными словами, сделать так, чтобы вам не приходилось думать, какие именно шаги следует предпринять далее. Необходимо, чтобы вы могли сразу же приступить к решению задачи.
Подсказка. Все практические шаги, как правило, начинаются с глагола действия: «завершить», «позвонить», «купить», «изучить», «выяснить», «проверить», «поговорить», «утвердить», «установить» и т.д.. По возможности постарайтесь ограничиться тремя или четырьмя конкретными действиями по каждому проекту.
На эту процедуру у вас может уйти от 30 минут до трех и более часов — в зависимости от количества пунктов в вашем перечне.
Этап № 3: Sort — сортируем и структурируем
Посмотрите на составленный вами список конкретных действий и подумайте, как их лучше сгруппировать. Существует множество способов сортировки задач:
- по инструментам или ресурсам, необходимым для выполнения конкретного пункта (телефон, электронная почта, Excel и т.д.);
- по людям (тот или иной коллега, помощник, супруг/супруга);
- по местоположению, в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу (ваш офис, офис клиента, ваш дом, автомобиль, самолет);
- по проектам;
- по крайнему сроку;
- по уровню энергии, которым вы должны обладать, чтобы эффективно выполнить работу (высокий, средний, низкий);
- по времени, необходимому для решения задачи (5 минут, 15 минут, один час).
Можно выбрать 10 основных категорий, например: «Звонки», «Электронная почта», «Самолет», «Проекты», «Поручения», «15 минут», «Цели» и «Дом», «В ожидании» и «Может быть когда-нибудь». Список «Может быть когда-нибудь» можно дать волю мечтам и составлять его для вдохновения.
Этап №4: Keep — сохраняем все в одном месте
Для начала вы должны решить, какой именно тип материального носителя — ящик, стену, блокнот или электронную программу вы будете использовать для хранения вашего TASK-перечня. Очень важно, чтобы этот список был у вас один-единственный. Все, что вам необходимо сделать, должно находиться в зоне прямой видимости. Это позволит охватить его одним взглядом и принять выверенное решение относительно дальнейших действий. Наличие нескольких списков только помешает достижению целей, будет вносить хаос, вызывать стресс и отнимать у вас время.
После того, как вы проделаете эти действия со всеми своими задачами, вы разгрузите свой мозг и сможете заняться более интересными задачами — генерированием интересных идей и их реализацией, не боясь ничего упустить.
По материалам книги Карсон Тейт «Работай легко».
P.S.: О том, что еще можно включить в свой генеральный перечень — 10 творческих списков, которые изменят вашу жизнь.
Фото обложки поста — flickr.com.
