Саморазвитие
Как избавиться от привычки постоянно проверять электронную почту
15 марта 682 просмотра
Саморазвитие
Как избавиться от привычки постоянно проверять электронную почту
15 марта 682 просмотра

Дарья Гордеева
Дарья Гордеева

Офисный служащий в среднем получает порядка 100 писем в день. Если представить, что ответ на каждое занимает две минуты, получается, что проверка почты отнимает почти половину рабочих часов. Не считая того времени, которое нужно, чтобы перенастроиться и вернуться к задачам.

Журналист Нир Эяль в книге «Неотвлекаемые» называет электронную почту настоящим проклятием нашего времени. И предлагает четыре способа, которые помогут взять под контроль неустанное желание обновлять «входящие». Вот они →

Обозначьте часы работы

Считается, что Наполеон Бонапарт отвечал на письма лишь спустя три дня после их получения — за это время большая вопросов решалась сама собой. Эту привычку часто относят к «чудачествам» знаменитого полководца, хотя на самом деле она несет в себе здравое зерно.


Неотвлекаемые

Многие вопросы утрачивают свою насущность, если дать им отлежаться.

Нир Эяль предлагает просто выделять в расписании время, которое вы будете уделять проверке почты: например, с 16 до 17 каждый день. Можно даже обзавестись собственным онлайн-планировщиком, чтобы люди могли резервировать время для общения с вами.

Просматривать все полученные письма сразу быстрее и эффективнее, чем постоянно проверять почту в течение дня. Так мы не тратим время на то, чтобы переключиться с проверки писем на другие задачи.

Притормозите и задержите доставку

Простое правило: чтобы получать меньше писем, нужно отправлять меньше писем. Хороший инструмент для этого — отложенная доставка. Специальные почтовые программы, вроде той, что входит в пакет Microsoft Office, и инструменты, подобные Mixmax для Gmail, позволяют отправлять сообщения по расписанию.

Каждый раз, отвечая на письмо, задавайте себе вопрос: «Каков предельный срок, когда отправитель должен увидеть мой ответ?».

Отложенная доставка не только дает возможность вопросам решиться без вашего участия, но и защищает вас от получения писем в неподходящее время. К примеру, если вы не хотите, чтобы вас лишний раз беспокоили по выходным, запланируйте отправку письма не на вечер пятницы, а на утро понедельника.

Избавьтесь от ненужных сообщений

Да, речь сейчас пойдет о спаме. Или рассылках, на которые вы когда-то подписались, но которые давно перестали быть актуальными. Отпишитесь от всего лишнего, что засоряет вашу почту.


Порядок в электронной почте — залог вашего спокойствия и продуктивности. Источник

Бывает, что компании прячут кнопку «Отписаться» или продолжают засорять ваш ящик даже после того, как вы отказались от их рассылок. В этом случае можно использовать программу SaneBox: она запускается в фоновом режиме, когда вы открываете почту. Наткнувшись на нежелательное письмо, вам достаточно нажать специальную кнопку, и программа сама поместит адрес в «черный список».

Поиграйте в пятнашки

Чтобы правильно распределять время, важно понимать, насколько срочно нужно ответить на каждое из полученных писем. Заведите себе привычку просматривать каждое письмо дважды. В первый раз ваша задача — понять, как быстро требуется ответ, и поставить соответствующую пометку (например, «Сегодня» или «На этой неделе»).

На срочные письма, конечно, стоит отвечать сразу. Те, которые не требуют ответа, — удалять или перемещать в архив.

На то, чтобы расставить метки, у вас уйдет не больше пары минут — зато это позволит мозгу не концентрироваться на этом вопросе: вы будете точно знать, что напишете ответ в то время, которое выделили у себя в расписании, и ничего не упустите.

По материалам книги «Неотвлекаемые»

Фото на обложке отсюда

Похожие статьи