Офисный служащий в среднем получает порядка 100 писем в день. Если представить, что ответ на каждое занимает две минуты, получается, что проверка почты отнимает почти половину рабочих часов. Не считая того времени, которое нужно, чтобы перенастроиться и вернуться к задачам.
Журналист Нир Эяль в книге «Неотвлекаемые» называет электронную почту настоящим проклятием нашего времени. И предлагает четыре способа, которые помогут взять под контроль неустанное желание обновлять «входящие». Вот они →
Обозначьте часы работы
Считается, что Наполеон Бонапарт отвечал на письма лишь спустя три дня после их получения — за это время большая вопросов решалась сама собой. Эту привычку часто относят к «чудачествам» знаменитого полководца, хотя на самом деле она несет в себе здравое зерно.
Неотвлекаемые
Нир Эяль предлагает просто выделять в расписании время, которое вы будете уделять проверке почты: например, с 16 до 17 каждый день. Можно даже обзавестись собственным онлайн-планировщиком, чтобы люди могли резервировать время для общения с вами.
Просматривать все полученные письма сразу быстрее и эффективнее, чем постоянно проверять почту в течение дня. Так мы не тратим время на то, чтобы переключиться с проверки писем на другие задачи.
Притормозите и задержите доставку
Простое правило: чтобы получать меньше писем, нужно отправлять меньше писем. Хороший инструмент для этого — отложенная доставка. Специальные почтовые программы, вроде той, что входит в пакет Microsoft Office, и инструменты, подобные Mixmax для Gmail, позволяют отправлять сообщения по расписанию.
Отложенная доставка не только дает возможность вопросам решиться без вашего участия, но и защищает вас от получения писем в неподходящее время. К примеру, если вы не хотите, чтобы вас лишний раз беспокоили по выходным, запланируйте отправку письма не на вечер пятницы, а на утро понедельника.
Избавьтесь от ненужных сообщений
Да, речь сейчас пойдет о спаме. Или рассылках, на которые вы когда-то подписались, но которые давно перестали быть актуальными. Отпишитесь от всего лишнего, что засоряет вашу почту.
Порядок в электронной почте — залог вашего спокойствия и продуктивности. Источник
Бывает, что компании прячут кнопку «Отписаться» или продолжают засорять ваш ящик даже после того, как вы отказались от их рассылок. В этом случае можно использовать программу SaneBox: она запускается в фоновом режиме, когда вы открываете почту. Наткнувшись на нежелательное письмо, вам достаточно нажать специальную кнопку, и программа сама поместит адрес в «черный список».
Поиграйте в пятнашки
Чтобы правильно распределять время, важно понимать, насколько срочно нужно ответить на каждое из полученных писем. Заведите себе привычку просматривать каждое письмо дважды. В первый раз ваша задача — понять, как быстро требуется ответ, и поставить соответствующую пометку (например, «Сегодня» или «На этой неделе»).
На то, чтобы расставить метки, у вас уйдет не больше пары минут — зато это позволит мозгу не концентрироваться на этом вопросе: вы будете точно знать, что напишете ответ в то время, которое выделили у себя в расписании, и ничего не упустите.
По материалам книги «Неотвлекаемые»
Фото на обложке отсюда
