Владимир Якуба, автор книги «Самодисциплина 2.0»
Сейчас многих сотрудников переводят на удаленку. И практически все, кто теперь стал работать из дома, говорят «Это в разы тяжелее». Оно и понятно: за стеной нет начальника, обстановка нерабочая, родные отвлекают, а холодильник с каждым часом манит все больше. Как со всем этим справляться? Вот мои 10 лайфхаков, которые помогают оставаться продуктивным, работая удаленно.
Лайфхак 1: «Уговор»
Если вы раньше не работали удаленно, то, скорее всего, слышали от своих родных фразы:
- «Помоги мне, пожалуйста, ты же все равно дома»;
- «Забери мою посылку днем, тебе же недалеко»;
- «Ты же можешь сделать перерыв сейчас?»…
…и подобные. А если есть дети, то еще тяжелее. Раз отвлекся, два — а потом непонятно, за что хвататься. Так вот, ваша задача — максимально доступно объяснить родным, что вы дома не отдыхаете, а работаете. Только не раздражайтесь: ваши близкие, может, не до конца понимают сложности «удаленки». Договоритесь с ними о том, что с 9.00 до 18.00 вы не можете выполнять просьбы и общаться (за исключением перерывов).
Лайфхак 2: «Рабочая зона»
Насмотревшись картинок об удаленной работе и начитавшись статей, сотрудники представляют, что работать можно на диване — взвалив ноги на стол и включив музыку на всю громкость. Коллеги, это миф.
На самом деле концентрация на задаче требует усилий, и чем более рабочую обстановку вы создадите, тем легче вам будет. Рекомендую следующие 2 вещи.
1. Выделите себе «рабочую зону».
Чтобы трудиться только за рабочим столом, а не «кочевать» с одного места на другое.
2. Уберите лишнее.
Статуэтки, магнитики, сувениры — это не уют, это вещи, в которых содержится энергия. Они будут вас отвлекать, даже если вы того не будете осознавать. Без сожаления уберите все с рабочего стола, кроме того, что вам необходимо — я, например, во время работы оставляю только ноутбук и телефон.
Лайфхак 3: Не ешьте «лягушку» первой
Сколько читаю зарубежных авторов, все как сговорились — «первым делом утром съешь лягушку!». А мне кажется, что начинать день с самого тяжелого и важного — все равно что в спортзале начать подымать штангу без разминки.
Советую все-таки разгоняться постепенно. Начинайте с 2-3 простых задач, которые вы точно выполните за 15-20 минут. Вычеркнув из своего списка 3 дела, вы настроитесь на продуктивную работу и зарядитесь позитивом, и если важное дело по какой-то причине сразу не получится, все равно будет 3:0 в вашу пользу. Но только поймите правильно слово «разгоняться» — в это время вы должны именно работать, а не чай пить.
Лайфхак 4: Жесткий график + будильник
Удаленная работа подразумевает свободный график, однако некоторые сотрудники думают, что это значит работать, когда захочется. Или когда вдохновение придет. Нет.
Такой формат подразумевает определенную гибкость — то есть, если вам надо в 8 утра отвезти ребенка в садик, вы сможете подстроить график. Но в любом случае его нужно продумать заранее, чтобы потом не пришлось сидеть до ночи.
Ежедневно пишите себе план на день и устанавливайте сроки для той или иной задачи. Даже если жесткого дедлайна нет. Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». То есть, если вы запланируете писать статью 3 дня, вы и будете ее писать 3 дня — не спеша.
И еще один лайфхак — когда приступаете к выполнению задачи, ставьте будильник/таймер. Тогда мозг будет понимать, что время выйдет — и надо будет приступать уже к другому делу, значит, пора поторопиться!
Лайфхак 5: «Система знаков»
Этот лайфхак поможет настроиться на нужную волну и быстро войти в так называемое состояние потока. Придумайте «систему знаков», а точнее ряд каких-то действий или ритуалов, которые вы будете выполнять до работы или во время.
Вы же замечали, что в разной одежде вы чувствуете себя по-разному? Надеваете спортивный костюм — настраиваетесь на бег, а в шортах с пальмами так и хочется отдохнуть, так ведь?
Придумайте что-то подобное и для работы. Это может быть одежда, музыка, запах, физические упражнения, еда, предметы и т.д. Как вариант — перед началом работы надевать кольцо, а во время отдыха — снимать. В психологии этот трюк называется якорением, и его действительно рекомендуют специалисты, попробуйте! Проверил на себе!
Лайфхак 6: Не верьте памяти
Не доверяйте памяти. Вы можете удержать в голове 5-8, максимум 10 задач, но когда прилетает 20 мелких просьб от коллег из других департаментов, вы, скорее всего, часть забудете. Выработайте в себе привычку все время добавлять в Календарь текущие дела. Это стандартное приложение, которое установлено по умолчанию на всех смартфонах — даже его достаточно для ежедневного планирования.
Помечайте задачи 4 цветами, например:
- зеленым — звонки;
- красным — встречи;
- синим — общие задачи;
- коричневым — задачи, которые переданы другим сотрудникам.
Что сделано — вычеркивайте. Что не успели — переносите на следующий день. Ничего никогда не потеряется и не забудется.
Лайфхак 7: Баланс
Помните о балансе между работой и отдыхом. Как сказал Стив Джобс, «Работать надо не 12 часов, а головой».
Мы уже немного касались темы графика, а теперь рассмотрим подробнее. Допустим, смена у вас с 9.00 до 18.00. Обязательно поставьте обеденный перерыв — с 13.00 до 14.00 и небольшие «брейки» по 10-15 минут каждые 1.5-2 часа. Во время отдыха меняйте вид деятельности: после монотонной работы за компьютером лучше прогуляться или сделать зарядку.
Не надо пытаться все сделать за один присест! Переутомление ведет к профессиональному выгоранию и более тяжелым последствиям.
Лайфхак 8: Режим «войны»
Я с детства воспитывался в строгой дисциплине. Отец у меня военный, он всегда меня учил, что есть только 2 оценки — двойка и пятерка. И если сделал задачу на четверку, то это все равно что на двойку. Дисциплину я взял с собой и во взрослую жизнь и назвал аналогичным, военным образом — «принцип войны».
Он означает, что с 9.00 до 18.00 вы работаете, не отвлекаясь (за исключением перерывов). Как на войне: отвлечешься, зазеваешься — пощады не жди. Некогда отдыхать, здесь либо ты, либо тебя!
Каждый день надо включать этот режим и действовать по нему. Правильный настрой определяет результат.
Лайфхак 9: Контроль инфопотока
Среднестатистического офисного работника отвлекают каждые 8 минут. В разных источниках указывают разную статистику, однако средний показатель такой. Каждые 8 минут ему на смартфон приходит какое-то уведомление, вы представляете, сколько раз за день его внимание переключается? Если, скажем, он будет реагировать на каждое и отвечать всем в течение 3 минут, то за рабочий день накопится целых 3 часа!
Понятно, что показатель средний, и не всегда уходит 3 минуты, но сам факт заставляет задуматься.
Поэтому, коллеги, контролируйте инфопоток. Ставьте «режим полета», когда нужно сосредоточенно работать, или хотя бы выключайте звуковые уведомления. Если вам очень важно быть на связи, выделяйте время на проверку сообщений — допустим, 1-2 минуты каждые 30 минут и не выходите за эти рамки.
Во-первых, вы будете продуктивнее. А во-вторых, часть задач, которые вас просили выполнить, решатся. Двойная польза!
Лайфхак 10: Самоконтроль
И последний лайфхак — каждый день вечером пишите отчет — что за сегодня выполнено. Важно: пишем только по существу, никаких «пытался», «старался», «намеревался» и т.д.
В конце недели анализируйте отчеты и думайте, как скорректировать план, чтобы добиться лучших результатов. Контролируйте себя.
Карантин закончится, а мы останемся с теми результатами, которые получим. Давайте сейчас приложим максимум усилий, чтобы в будущем стать на более высокую ступеньку, а не разбираться с кипой задач. Всем успехов.
Обложка поста: unsplash.com.
