Если вы много и усердно работаете, но все равно не успеваете выполнить много задач, стоит задуматься о повышении продуктивности. Это поможет вам лучше справляться с делами и на работе, и дома, найти источники энергии и достигать целей. Выбрали из книг полезные советы и лайфхаки от экспертов, которые вы можете взять на вооружение.
1. Ежедневный час тишины
Самые продуктивные люди не хватаются за все подряд и не работают в режиме аврала. У них есть время спокойно оценить ситуацию и выбрать, на чем сосредоточиться сейчас. Занесите в свой календарь 60 минут тишины и сообщите коллегам, что в этот час вас нельзя беспокоить. Отключите телефон, уведомления о новых сообщениях и уединитесь. Вы очень удивитесь, когда поймете, сколько успеваете за «час тишины».
2. Используйте стратегию СВД
СВД — самые важные дела дня, которая вносит ясность в ваш день. Вспомните, как часто бывает, что вы трудились не покладая рук, переделали кучу дел, а результата и нет. Стратегия СВД предполагает максимальную сосредоточенность на главном. Она поможет повысить результативность вашей деятельности больше, чем что бы то ни было. Вот как она работает.
Иллюстрация из книги «Час тишины»
3. Составьте список рутинных дел
Целый ряд заданий, отрабатываемых в стихийном порядке и с большой затратой сил, можно превратить в рутинные, что сэкономит много сил и времени. Таким способом можно отделить от работы наведение порядка на рабочем месте, отправление почты, мелкие задачи, которые вечно не успеваешь сделать. Полезно включить в этот список все, вплоть до мытья посуды и зарядки. Это нужно, чтобы хоть раз увидеть, сколько мелочей нужно делать постоянно. Это внесет большой вклад в понимание того, на что мы можем позволить себе тратить время, а на что — нет.
Сделайте несколько списков: рутина дома и на работе, каждый день, раз в неделю и раз в месяц.
4. Не увлекайтесь дедлайнами
Проставлять дедлайн у каждой задачи — это, конечно, хорошо. Но проставлять даты для каждого кусочка работы чревато нервным истощением. Только представьте, если ваш план будет пестреть дедлайнами каждые два-три дня. «А-а-а, я ничего не успеваю! Опаздываю! Караул!» — вот какие мысли могут «поселиться» в вашей голое. Это, с одной стороны, дисциплинирует, с другой — может создать дополнительный стресс. Насколько часто нужно напоминать себе, что работа горит и очередной срок заканчивается, каждый должен определить сам.
5. Находите время на тишину
Даже если мы сосредоточены на каком-то деле, нет-нет да и промелькнет мыслишка. Хотя как сказать мыслишка: в нашей голове идет безостановочный внутренний диалог. Не говоря уже о всем остальном времени, когда радиостанция «Нескончаемые размышления» привносит в наши дни тревогу, страх и другие негативные эмоции. В конечном итоге это влияет на нашу работоспособность. Если мы измотаны мыслями, какие уж тут дела. Стоит научиться выключать это внутреннее радио.
Возьмите себе привычку пять минут ежедневно сидеть неподвижно и стараться останавливать свои мысли. День за днем это будет получаться все лучше. Это поможет добиться максимальной концентрации.
6. Просеивайте дела через сито «А оно надо?»
У военных есть выражение: «Помни принцип ПВО: подожди выполнять — отменят». Так что первый вопрос, который следует себе задавать, получив любую задачу: нужно ли это делать вообще? Конечно, для этого стоит освоить искусство философского, спокойного отношения к любым делам. После вопроса «Нужно ли это делать вообще?» стоит спросить себя: «Должен ли это выполнять именно я?».
Это действенный метод борьбы с людьми, перекидывающими на коллег свои задачи.
7. Найдите время
Рецепт нахождения времени прост. Оно есть у всех, его больше, чем мы думаем, просто многие драгоценные часы ежедневно тратятся неизвестно на что. Чтобы понять, куда девается время, нужно его учитывать. Проведите эксперимент: несколько дней записывайте по минутам, чем вы заняты. Самые основные «утечки» станут очевидными уже на второй и третий день.
Иллюстрация из книги «Муза и чудовище»
8. Выполняйте задачи на собственных условиях
Все просьбы, которые к вам поступают, практически всегда сопровождаются какими-то ограничивающими условиями. Ограничения могут быть следующими: «Мне это нужно сегодня к четырем часам дня», или «Я поручаю вам вести проект X. Бюджет в 2 миллиона уже согласован». Играйте так же, как они! Ставьте свои условия.
Для этого нужно три шага: разработать свой план, согласовать его с кем необходимо и затем начать выполнять.
9. Работайте «по биоритмам»
У каждого человека есть часы, в которые он наиболее продуктивен. Прислушайтесь к себе и определитесь с периодами. Планируйте рабочий день так, чтобы наибольшая нагрузка приходилась на часы высшей производительности. Например, если вы энергичнее с утра, оставляйте выполнение основных творческих и требующих серьезных умственных усилий задач именно на эти часы.
Иллюстрация из книги «Час тишины»
10. Выберите систему тайм-менеджмента
Работать без перерывов невозможно. К этому просто-напросто не приспособлен наш мозг. Выберите для себя удобную систему, которая будет для вас комфортной. Можно взять «академический час» — 45 минут, как в школе или институте, можно посмотреть на технику Pomodoro (25 минут работы и 5 минут отдыха). Главное, организовать свой труд по времени.
11. Создавайте условия
Кто-то не любит писать письма, кто-то — заполнять документы для налоговой и других инстанций, кому-то тяжело сесть за отчет. В чем дело? Если покопаться в себе, окажется, что нет подходящих условий, чтобы взять и сделать дело. Чтобы заполнить документы в налоговую, надо найти номер ИНН, разыскать само заявление и образец заполнения, а тут как назло куда-то подевались все ручки. О какой продуктивности речь?
Проанализируйте свои дела дома и на работе, к которым вам тяжело подступиться, и сделайте так, чтобы эти задачи стали приятнее.
12. Используйте перерывы
В ожидании встреч и в дороге у нас появляется много времени, которое лучше потратить с пользой. Что можно делать? Читать или слушать аудиокниги, отдыхать (можно помедитировать, чтобы восстановить запасы энергии), учить язык, обдумывать планы, звоните по работе. Да много чего. Главное, не проводить время впустую.
13. Ставьте ясные цели и задачи
Чтобы прийти куда-то (и сделать это хорошо, что важно), нужно знать, куда ты идешь. Иначе это похоже на блуждание в темноте со всеми вытекающими последствиями. Идеально, если ваши цели и задачи будут количественно и качественно измеримыми. Там, где это невозможно, как минимум четко очерчивайте задачу. Не «Больше продать», а «Позвонить 10 потенциальным клиентам».
14. Найдите креативное пространство
Если вам срочно нужно придумать какую-нибудь сногсшибательную идею, а муза застряла где-то в дороге, можно исправить положение. Вместо того чтобы думать в привычной обстановке, найдите другое подходящее место. Оно может быть многолюдным или, наоборот, тихим. Пусть это будет парк, ближайшая блинная или укромное место на лавочке возле офиса. Перемена обстановки даст вам передохнуть и выдать вау-идею или решение проблемы. И да: не берите с собой телефон.
Иллюстрация из «Книги гениальных идей»
15. Будьте реалистом
Если вы ежедневно не выполняете все задачи из своего списка и продолжается это довольно долго (несколько месяцев или даже лет), посмотрите правде в глаза: вы берете на себе больше, чем можете. Как это связано с продуктивностью? Очень просто. Во-первых, осознав, что вы не плохой работник, а просто у вас слишком много дел, вы перестанете себя «пилить». Во-вторых, расчищая свои дела, вы оставите только те, которые по-настоящему важны и дадут ощутимый результат.
И еще один совет. Если вы не можете сделать это сегодня, не думайте об этом сегодня.
16. Планируйте следующее действие
Дэвид Аллен, создатель системы GTD, как-то сказал: «У МЕНЯ ЕСТЬ личная миссия: сделать вопрос „Каково следующее действие?“ частью нашего глобального процесса мышления. Моей мечтой является мир, в котором ни одна встреча, обсуждение или общение не заканчиваются, пока не будет четко определено, требуются ли какие-то дальнейшие действия, а если требуются, то какие именно или, по крайней мере, кто должен нести за это ответственность».
Приучайте себе прочитывать действия на шаг вперед. Это очень выручает. Просто задавайте себе вопрос: «А что делать, если случится то или иное?»
17. Держите под рукой стикеры
Пусть на вашем столе всегда будет набор стикеров (или блокнот, что вам удобнее). Так вы обеспечите себе поле для фиксации любых мыслей, которые могут прийти в голову во время работы. Например, если вы составляете квартальный отчет и вспомнили, что позже вам нужно сделать важный звонок, просто запишите это на листе. Вы просмотрите заметки позже.
Перенося свои мысли на бумагу, вы освобождаете значительные ментальные резервы для текущего дела.
18. Откажитесь от мультизадачности
Миф о том, что человеческий мозг способен одинаково хорошо контролировать несколько задач сразу, уже давно развеян. Не занимайтесь несколькими задачами одновременно и не перепрыгивайте с одного вида деятельности на другой. Погрузитесь в выполнение любимого (или не очень любимого, но очень важного) дела и полностью сконцентрируйтесь на нем.
19. Спите достаточно
При недостатке сна вы окажетесь неспособны сохранять необходимую концентрацию, чтобы закодировать в памяти желаемое и продуктивно работать. Если вы рассеяны и все валится из рук, стоит посчитать, сколько часов вы спите. Чтобы максимально использовать свои навыки, быть спокойным и внимательным, не пренебрегайте ночным сном.
С каждым восходом солнца мы начинаем все заново.
20. Не становитесь рабом почты, соцсетей и разговоров
Общение с людьми отвлекает намного сильнее, чем мы думаем. Соблюдайте правила работы с почтой (мы рассказывали об этом в статье), залезайте в соцсети три раза в день (утром, в обед, вечером) и поменьше участвуйте в совместном с коллегами обсуждении последних сплетен и погоды. Возьмите себе за правило в беседах уделять меньше времени мелким и больше серьезным темам.
Недавнее исследование, проведенное учеными из Лондонского университета, показало, что при постоянных разговорах по телефону, отправке электронных сообщений и СМС коэффициент интеллекта (IQ) падает на 10 процентов. Это все равно что не спать всю ночь.
21. Вписывайте цели в календарь
Как только вы отведете часть ежедневного календаря на работу по продвижению к цели, уже не назначите на это место что-либо еще. Здесь все просто. Если вы уже назначили дело в календаре, то должны встроить его в структуру дня — и для этого не обязательно иметь железную самодисциплину. А вот если этого дела нет в календаре, а оно всего лишь абстрактная мечта, гуляющая в голове, или «хорошая идея» в списке других, на него вы не найдете время никогда.
Вписывайте в календарь (даже в рабочий, который виден коллегам) чтение книг по саморазвитию, тренинги и важную работу по не обязательному, но все же нужному проекту, который вы давно хотите завершить. Так вы защитите свое время.
22. Расправляйтесь с маленькими делами сразу
Когда вы получаете очередную задачу, быстро оценивайте: если она займет не больше 2 минут, делайте сразу. Если больше — надо действовать по-другому. Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете.
23. Измеряйте и отслеживайте свой прогресс
Чем больше он будет, тем сильнее возрастет ваша мотивация. Заведите красивую тетрадь или отмечайте в календаре зеленым дни, когда получилось выполнить все намеченное. Когда вы будете видеть, как хорошо справляетесь с делами, энтузиазма только прибавится — и вы сможете делать еще больше.
24. Управляйте своим вниманием
Установите таймер или настройте будильник так, чтобы он звонил через определенные интервалы времени в течение всего рабочего дня. Этот звук будет служить вам напоминанием о необходимости проверить свою концентрацию. Затем устраните лишние поводы для отвлечения внимания.
Когда Кори Букера, американского сенатора и бывшего мэра города Ньюарк, спросили, как ему удается сохранять такую продуктивность, он ответил: «Я считаю важным избавиться от всего, что меня отвлекает и заставляет делать ненужный выбор. Когда я встаю по утрам, мне не приходится выбирать, что надеть, из миллиона вещей. Чем сильнее вы сужаете свой выбор, таким образом сокращая размышления, тем больше упрощаете свою жизнь, фокусируя энергию на чем-то другом».
25. Будьте готовы к форс-мажорам
Непредвиденные ситуации портят весь день и надолго выбивают из колеи. Чтобы не дать им подчинить себе всю вашу деятельность, оценивайте их по перечню вопросов:
- Какова ее природа?
- Угрожает ли она чьей-то безопасности?
- Как она может сказаться на ваших клиентах, вашем бизнесе и организации в целом?
- Требует ли проблема срочного принятия мер или «потерпит» до обеда или до завтрашнего утра, не причиняя никому особых неудобств?
На основе полученной информации спланируйте свой ответ, расставив свои действия по приоритетности.
Только остерегайтесь попадания в ловушку, когда повседневные дела начинают восприниматься как чрезвычайные события.
26. Пользуйтесь «напоминалками»
Устанавливайте звуковые оповещения о самых важных делах, привязанные к точному времени и дате, на телефон и компьютер. Так вы не пропустите и не забудете о них. Сначала будет тяжело (или лень, или некогда) их создавать, но это быстро войдет в привычку. Вам больше не надо будет волноваться и вспоминать, что же такое важное вы не сделали.
27. Знайте, когда остановиться
Вы должны четко осознавать тот момент, когда ваш проект завершен. На определенном этапе внесение дополнительных изменений уже не сможет улучшить результат. Более того, это испортит первоначальную задумку. Научитесь уметь завершать работу, проверять ее результат, а затем переходить к следующим задачам.
28. Занимайтесь физическими упражнениями
Наверняка вы уже слышали этот совет сто раз. А следуете ему? Врачи уже устали трубить: недостаток активности действительно приводит к ухудшению здоровья, снижению внимания и вялости. Даже если вы устаете на работе, находите 15 минут в день на зарядку (утром или вечером). Спустя короткое время вы увидите, насколько больше энергии у вас станет.
29. Не употребляйте в пищу «убийц мозга»
Наверное, самый опасный убийца мозга, которого следует всеми силами избегать, — сахар-рафинад. Второй пункт антименю — мясо. Третий — ненасыщенные трансжиры: они в больших количествах содержатся в жареных блюдах, фастфуде. А вот о полезных жирах забывать не стоит. Да-да, повысить продуктивность можно и таким способом. Если вы станете добавлять к привычным блюдам полезные жиры в виде авокадо, кокосового и конопляного масла, то заметите, что уровень энергии вырастет. А с ним и способность выполнять больше дел.
30. Будьте организованным человеком
Порядок на столе и в делах означает порядок в голове. Отсутствие хаоса в жизни снимает с вашего мозга лишнюю нагрузку и высвобождает ресурсы, которые тут же направляются на полезные дела, а не мучительное припоминание, куда же вы дели папку с важными документами.
И последнее. Занимайтесь любимым делом. Это очень далеко от непрактичности или безответственности, как многие думают. Скорее любимое дело можно сравнить с нефтяной скважиной: вы получаете выброс энергии, который сделает вас мегапродуктивным и вознесет вас вершину успеха.
P.S. Понравилось? Подписывайтесь на нашу полезную рассылку. Раз в две недели присылаем подборку лучших статей из блога.
По материалам книг: «Укрощение амигдалы», «Час тишины», «Муза и Чудовище», «Ультра», «Тишина», «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», «Книга гениальных идей», «Одна привычка в неделю», «Как привести дела в порядок», «Делай меньше. Как избавиться от желания все успеть», «От срочного к важному», «Работай легко», «Мечтать не вредно».
