«Эффективность любой команды можно увеличить, как минимум, в два раза», — заявляет Джефф Сазерленд, автор книги «Scrum» и одноимённой методики, которая используется в Amazon, Microsoft и Google. Успех этих компаний подтверждает тот факт, что коллектив может работать в быстром темпе и сохранять высокие показатели качества, если всё правильно организовать. Давайте выясним, как это сделать.
Разработайте план и выберите скрам-мастера
Перед тем как приступить к проекту, вы должны всё спланировать. Наиболее удобно это делать на скрам-доске. Установите доску посреди офисе и разместите на ней три колонки: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Запаситесь стикерами, на каждом из них напишите задачи и приклейте их в колонку «Нужно сделать». Затем, в процессе работы над проектом, каждая из задач должна в конечном счёте попасть в колонку «Сделано».
Установите в офисе скрам-доску. Источник.
Кроме того, один из участников команды должен взять на себя роль скрам-мастера. То есть он должен следить за ходом проекта, проводить собрания и помогать команде устранять сложности. Главная забота скрам-мастера — вести команду к непрерывному совершенствованию и регулярно искать ответ на вопрос «Как нам делать еще лучше то, что мы уже делаем хорошо?».
Основное правило Скрама — если команда договорилась об определенном количестве заданий, которые нужно выполнить за один спринт, то добавлять новые уже нельзя.
Команда должна быть в состоянии работать автономно на протяжении всего спринта и завершить то, что пообещала заказчику сделать.
Не беритесь за всё сразу
Если вы работаете над какой-то сложной задачей: составляете отчет; готовите презентацию; разрабатываете часть программы; пишете книгу — вам приходится держать в уме чрезвычайно сложный объект. Нужно учитывать десятки обстоятельств; помнить, что вы уже сделали; понимать, куда вам двигаться дальше; учитывать все трудности, с которыми вы можете столкнуться. Весьма непростая задача. Что происходит в том случае, если вас прерывают или вам приходится быстро переключаться на выполнение другой задачи — пусть даже на одну минуту? Вы угадали. Ваше тщательное построенное здание рушится. Теперь потребуются, может быть, часы работы лишь для того, чтобы вернуть себя в прежнее состояние сосредоточенности. Это тоже цена, которую мы платим.
Люди стремятся быть многозадачными не потому, что это им хорошо удается. Они делают это из-за своего непредсказуемого темперамента.
Они не в состоянии себя обуздать, так как у них проблемы с подавлением излишней импульсивности. Другими словами, люди, делающие много дел одновременно, в большинстве случаев просто не могут сосредоточить внимание на чем-то одном.
Поэтому воспользуйтесь ценным советов: минимизируйте потери, старайтесь выполнять за один раз только задание, требующее особой концентрации. Пусть каждый член вашей команды возьмёт задачу, выделит для нее определенные временные промежутки, когда сможет отключить телефон, повесить табличку «Не беспокоить» и начать действовать.
Откройтесь друг другу
Когда группа начинает совместно трудиться, согласованность их действий производит впечатление чего-то магического. Вы чувствуете это, когда заходите в комнату, где работают люди. Вы видите то же, что и на стадионе — когда великие команды выходят на поле. Кажется, будто они парят. Достигнув величия, они превосходят самих себя.
Используя Скрам вы должны действовать в открытую.
Ежедневно собирайтесь с командой у доски и обсуждайте свои результаты. Такие собрание не должны длиться более четверти часа. Если на него уходит более пятнадцати минут, вы неправильно его проводите.
Проводите ежедневные встречи и обсуждайте результаты. Источник.
Помните, задача таких встреч в том, чтобы вся группа была в курсе, кто чем занимается в этом спринте. Скрам-мастер задает каждому участнику команды три вопроса:
1. Что ты делал вчера, чтобы помочь команде завершить спринт?
2. Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде завершить спринт?
3. Какие препятствия встают на пути команды?
Если у кого-то возникают трудности, то подключается вся команда, чтобы не останавливать процесс. Проблему нужно решать в тот момент, когда она возникает, а не когда продукт нужно сдавать заказчику. Именно благодаря прозрачности и постоянной фиксации результатов, Скрам позволяет избежать типичных для традиционного управления ошибок.
Общайтесь с заказчиком
Держите связь с заказчиком или потенциальным покупателям и на протяжении выполнения проекта следите за обратной связью. Наверняка, вам нечасто приходится выслушивать профессиональные мнения об их достоинствах и недостатках до момента их завершения — на что уходят месяцы, а порой и годы. Вы можете месяцами работать в совершенно неправильном направлении и даже не подозревать об этом.
Чем раньше вы начнете показывать продукты заказчикам, тем быстрее они сообщат вам, делаете ли вы то, в чем они заинтересованы.
Таким образом, вы как частное лицо тратите впустую свою бесценную жизнь, а как деловой человек рискуете деньгами и успехом. Очень часто происходят следующие вещи вещи: компания тратит годы на работу над проектом, который вначале казался отличной идеей, но к моменту, когда он подходит к финишной черте, рынок претерпевает существенные изменения.
Обсуждайте результаты и не останавливайтесь
После завершения работы над проектом вы должны организовать большое собрание всей командой, на котором необходимо обсудить результаты своей работы. Подведите итоги и проговорите каждую задачу в колонке «Сделано». Обратите внимание на отрицательные моменты — как их можно исправить и как сделать так, чтобы не допустить ошибок в будущем. В конце собрания похвалите друг друга и переходите к планированию следующего проекта.
Другие полезные советы по управлению проектами вы найдете в книге «Scrum». А еще можно почитать, как я использую Scrum в домашних условиях: он ведь не только для работы 😉
P.S. Если хотите раз в 2 недели получать самые интересные статьи из нашего блога, подписывайтесь на рассылку.
